Chargé de gestion administrative H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le Service des Relations avec les Équipes Pédagogiques (SREP) est structuré en plusieurs pôles chargés de la gestion des plannings, des examens et de l’organisation logistique des cours et des épreuves (gestion des salles, atelier de reprographie, élaboration des documents, etc.).

Dirigé par un Responsable de service, le SREP collabore étroitement avec :

• Les services de la Faculté (sections pédagogiques du Service des Études et des Formations, département de la Formation Continue, service des Relations Internationales),
• Les services de l’Université (service médical, CROUS, etc.),
• Les équipes enseignantes.

L’agent·e recruté·e sera rattaché au pôle Planning, dont il/elle assurera la coordination. Ce pôle est composé d’un coordinateur et de deux agents de catégorie C.

Missions principales :

Sous l’autorité du Responsable du SREP, l’agent·e sera chargé·e de coordonner les missions du pôle Planning :

• Mettre en place une démarche d’amélioration continue dans l’élaboration des plannings de cours, afin de garantir leur cohérence avec les projets de la Faculté et d’optimiser la gestion des salles.

• Superviser les activités des deux agents du pôle Planning et mobiliser les ressources humaines et logistiques nécessaires à la bonne exécution des missions.

 Animer pour le pôle le réseau des enseignants dans la gestion des plannings et des galops d’essai

• Organiser et planifier, en collaboration avec les enseignants et les équipes pédagogiques, les cours magistraux et travaux dirigés de Licence 1 et 2 en Droit et Économie-Gestion sur le site d’Orsay.
• Gérer les demandes d’annulation et de remplacement des cours.
• Planifier les galops d’essai ainsi que les consultations de copies d’examen (sessions de décembre et avril).

• Calculer et analyser les indicateurs de performance du service.

 Participation au projet de dématérialisation des copies :

• Travailler en collaboration avec le Responsable du service sur le projet de dématérialisation des copies via l’outil IRIS (QCM et autres formats).

Organiser le classement, la conservation et le stockage des copies et documents du service, conformément aux règles d’archivage de la Faculté.

Conditions particulières d’exercice : 

• Disponibilité en fonction de l'activité
• Déplacements en France ou à l'étranger

Connaissance, savoir :

• Environnement et réseaux professionnels
• Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur
• Techniques d’élaboration de documents
• Réaliser des synthèses et mettre en place des indicateurs de performance

Savoir-faire :

• Réaliser des synthèses et mettre en place des indicateurs de performance
• Prévenir et gérer les situations sensibles
• Élaborer des éléments de langage
• Concevoir des tableaux de bords

Savoir-être :

• Réactivité
• Sens relationnel
• Discrétion, droit de réserve
• Autonomie