chargé de coordination évènementielle (H/F)

Ville de 70 000 habitants, Cergy a été élue 1ère Ville du Val d’Oise dans « laquelle il fait bon vivre ». Située à une trentaine de kilomètres de Paris (RER A, SNCF, A15…), aux portes du Parc naturel du Vexin, elle offre de nombreux services au public. Pôle économique et administratif majeur du territoire, elle se distingue par son attractivité culturelle et étudiante.

Placé/e sous la responsabilité de la Cheffe de service « Coordination Evénementielle », le/la chargé/e de coordination événementielle participe, en appui de la responsable du service, au suivi opérationnel (administratif, financier, logistique, sécurité…) ainsi qu’à la coordination des manifestations municipales et associatives liées à l’animation du territoire.

MISSIONS

Assurer le suivi administratif et l’accompagnement organisationnel des manifestations municipales et associatives :
- Participer à l’élaboration de l’agenda annuel, alimenter les tableaux de bord de suivi d’activité…
- Assurer le suivi de la mise en oeuvre des manifestations pilotées ou co-pilotées par le service coordination événementielle
- Travailler en collaboration avec les différents services municipaux concernés par les manifestations
- Gérer les relations administratives et opérationnelles avec les partenaires institutionnels, privés et les prestataires
- Participer ponctuellement sur le terrain à la mise en oeuvre active de certains aspects logistiques
- Accompagner et conseiller les associations sur les aspects administratifs, organisationnels et logistiques

Assurer le suivi des manifestations en matière de sécurité :
- Elaborer les dossiers de sécurité en lien avec la responsable du service : analyser la programmation et l’implantation, constituer, rédiger les dossiers et réaliser les plans
- Participer à l’élaboration des plans de sécurité en concertation avec la responsable de service (présence des services de secours, sécurité privée et associations de secourisme)
- Mettre en oeuvre et accompagner la mise en oeuvre des consignes de sécurité concernant les manifestations
- Participer au recrutement des équipes ponctuelles et à la définition de leurs missions (établissement des feuilles de route…)

Assurer une polyvalence au sein du service :
- Participer aux réunions hebdomadaires du Groupe Manifestations : prises de notes, rédaction du compte-rendu en lien avec l’assistante du service, relevé des décisions…
- Participer au suivi administratif du Guichet Unique des Manifestations
- Suppléer la responsable du service en son absence

Titulaire de la Fonction Publique sur un grade de catégorie B, à défaut contractuel, vous êtes issu/e d’une formation (Bac +2) dans les champs d’intervention du poste et possédez une expérience significative sur un poste comparable en collectivité territoriale (3 à 5 ans).
La maîtrise de l’organisation et de la mise en oeuvre d’évènements dans l’espace public (aspect juridique, sécuritaire…), de la réglementation s’appliquant aux établissements recevant du public (ERP), du fonctionnement des collectivités territoriales, de la méthodologie de projets sont attendues.
Doté/e d’un excellent relationnel, vous appréciez le travail en équipe et possédez de réelles capacités organisationnelles et de travail sur des projets transversaux. La réactivité, la capacité à travailler dans l’urgence, à concevoir et gérer des outils de gestion et de suivi (tableaux de bord…) vous seront nécessaires.
Le sens du service public, la rigueur, la loyauté, la discrétion, la capacité à anticiper, négocier, et à rendre compte, la créativité, la force de proposition et une grande disponibilité devront compléter votre profil.
La maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et d’un logiciel de plan type Illustrator est nécessaire.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

• Horaires : 39h hebdomadaires - 22 RTT
• Contraintes spécifiques : présence ponctuelle les soirs et week-ends selon les besoins du service
• Déplacements réguliers : permis B nécessaire
• Possibilité de travail debout et en extérieur / port de charges < 20kg