Chargé d'affaires Europe H/F

Le Pôle Europe de l’Université Paris-Saclay est dédié au montage et à l’écriture de projets européens et internationaux de recherche (notamment le programme cadre Horizon Europe) et de formation (notamment Erasmus+). Il offre un accompagnement aux chercheurs, enseignants-chercheurs, enseignants, doctorants, personnels administratifs, en vue d’augmenter la participation et la réussite de l’université aux appels d’offre européens et internationaux. Le Pôle Europe assure par ailleurs, la gestion administrative et budgétaire des projets acceptés. Il développe des actions de veille, de promotion des appels à projets, de sensibilisation et de formation des personnels. Le Pôle est également en charge du reporting qualitatif et quantitatif de l’activité Europe de l’Université.

Placé.e sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable du Pôle Europe, le.a chargé.e d’affaires Europe aura comme missions :

• D’accompagner les enseignants-chercheurs et chercheurs au montage et à la gestion de projets ;
• De coordonner les programmes de soutien de l’université Paris-Saclay au montage de projets ;
• De mettre en œuvre des activités dédiées à accroître et diversifier la participation et le succès d’UPSaclay aux programmes européens.

Missions principales de l’agent·e :

Veille stratégique interne et externe à l’Université :

- Connaître l’environnement académique et les domaines scientifiques de l’Université et de ses partenaires ;

- Identifier des études d’opportunités de projets (ouverture d’appels à projet) en lien avec son portefeuille de laboratoires / composantes ; Effectuer une veille sur les différentes opportunités de financements extérieurs ; détecter les projets ; aider à l’émergence de projets ;

- Analyser et modéliser les évolutions pertinentes du domaine métier (suivi des programmes de financement au niveau européen et international, veille stratégique et revue de pays, positionnement, réalisation de benchmarks…) ;

- Promouvoir ces opportunités auprès de la communauté académique et de recherche ;

- Accroître l’implication des chercheurs et des enseignants-chercheurs dans le développement des ressources propres de l’Université

- S’impliquer dans les réseaux professionnels : groupes de travail de l’UPSaclay, réseaux nationaux, réseaux internationaux.

Accompagnement au montage de projets européens et internationaux :

Appuyer le porteur de projet dans l’ensemble des étapes du montage de projets européens/internationaux :

- Comprendre la thématique des projets ;

- Assister les porteurs de projet dans le montage technique du projet lors de la phase de

candidature (appuyer l’écriture des livrables) ; travail dans la conception, le cadrage, pilotage et la rédaction de la candidature (aspects recherche, formation, financiers, …) ; travail sur la partie annexe (proposer des drafts de documents contractuels) ;

- Appuyer le porteur de projet dans la construction du consortium, de l’équipe (prestataires internes et externes) ;

- Animer le consortium : cadrer le travail de chaque partie prenante et assurer les droits et obligations de chaque partenaire ;

- Assurer la coordination entre toutes les parties prenantes (partenaire, fonctions supports de l’Université, …)

- Aider à la préparation et contrôler le budget du projet ;

Accompagnement au suivi du projet :

- Suivi dans la phase de contractualisation (financeur, partenaires)

- Accompagner les composantes/laboratoires dans l’appropriation des obligations contractuelles du projet (dépenses éligibles, suivi du planning…)

- Avoir un rôle d'expertise et de conseil auprès des agents chargés du suivi administratif et financier des projets sur certains aspects (réglementaires, financiers, procédures internes, etc.), en cas de difficultés rencontrées par le porteur de projet, ainsi qu’en cas d’évaluation du projet, …

Activités transverses :

- Participer activement à l’animation du Réseau Europe Saclay, à l’organisation et à la tenue des différents événements prévus par le pôle Europe à destination du périmètre large de l’UPSaclay ;

- Elaborer des boîtes à outils à destination de la communauté UPSaclay : modèles annotés, briques de projets, notes de cadrage, procédures, etc.

• Connaissances, savoir :
• Connaissance de la programmation européenne en formation et en recherche et des dispositifs de financement y afférent
• Connaissance de l’organisation de l’ESR français et de ses enjeux
• Connaissance des pratiques de gestions administrative/budgétaire/financière d’un établissement public

• Savoir-faire :
• Disposer d’une bonne méthodologie de conduite de projets (rétroplanning, rendus intermédiaires, livrables, …)
• Disposer de bonnes capacités de synthèse
• Savoir mener une négociation
• Savoir gérer des priorités ; sens de l’initiative ; sens du contact et de la négociation
• Sens du travail en équipe ; savoir alerter
• Maîtrise des outils bureautiques

• Savoir-être :
• Rigueur, sens de l’organisation et des priorités, autonomie
• Esprit d’équipe, sens de l’intérêt général et de l’organisation collective
• Excellentes qualités relationnelles