CHARGE D’ADMINISTRATION ET DE PRODUCTION DE LA VIE ASSOCIATIVE H/F

Située à l’ouest de Toulouse, à 10 minutes de la capitale régionale et de l’Aéroport International de Toulouse-Blagnac, Colomiers bénéficie d’une situation géographique déterminante et de la proximité du plus important pôle économique et industriel de l’agglomération. Colomiers est aujourd’hui la deuxième ville de la Haute-Garonne avec plus de 40 000 citoyens.

La Ville de Colomiers par sa politique publique dédiée au monde associatif, accompagne plus de 150 associations qui œuvrent dans des secteurs variés : sport, culture, lien social, devoir de mémoire, éducation, etc. Ces actions se traduisent par des aides directes et/ou indirectes, telles que :

•  L’accompagnement à la réalisation de projets associatifs,
•  La coproduction d’événements et de manifestations
•  L’élaboration de plan de formation

En lien étroit avec la responsable du pôle développement associatif-manifestations, et en interface avec l’équipe, vous pilotez et coordonnez la gestion administrative du pôle, assurez les missions de chargée de production événementiels.

LA VILLE DE COLOMIERS (41 391 habitants) POUR LE POLE DEVELOPPEMENT ASSOCIATIF MANIFESTATIONS RECHERCHE EN INTERNE/EXTERNE UN.E CHARGE.E D’ADMINISTRATION ET DE PRODUCTION DE LA VIE ASSOCIATIVE

ACTIVITÉS

Administration de la Vie Associative

• Gérer le conseil municipal : préparation des dossiers, rédaction des délibérations et Décisions de Madame le Maire sur le logiciel dédié  Gérer la boite mail « vie associative »,
•  Mettre à jour des fichiers (logiciel Novagouv)
•  Rédiger des courriers et des comptes rendus de réunions
•  Suivre le budget du pôle (logiciel Ciril Finances)
•  Réaliser des opérations budgétaires courantes, en lien avec le Pôle Finances : établissement des bons de commande, des mandats, liquidation des factures, saisie des lignes de gestion sur le logiciel dédié
•  Participer au processus des entretiens professionnels

Production et logistique événementielle

•  Suivre le budget des manifestations du pôle, (logiciel Ciril finances)
•  Effectuer les contrats des prestataires extérieurs, bons de commande, Sacem…
•  Coordonner les événements avec les services internes (festivités, occupation domaine public, police municipale …) et les intervenants extérieurs
•  Accompagner les associations dans le cadre du Dialogue Associatif (aide au projet) et en lien avec le Conseil Columérin de la Vie Associative (animation de différentes commissions)
•  Rechercher des mécénats,
•  Suivre le planning d’intervention, fiche manifestation,
•  Etre présent le jour J aux manifestations portées et coproduites par le pôle (Carnaval, Feu de la Saint-Jean, Université Populaire, Forum des Associations, Matinales Associatives, …).

Communication

•  Administrer le mini site internet Vie Associative
• Rédiger la Newsletter et les post Facebook
•  Mettre en page les documents
•  Créer les Affiches Flyers via utilisation de la suite adobe
•  Animer les ateliers communication (soutien aux associations dans le cadre de la réalisation des supports de communication des manifestations)

Gestion du patrimoine associatif – mission occasionnelle :

- Gérer les demandes d’interventions pour les 7 salles municipales gérées par le pôle

PROFIL SOUHAITÉ

• Fonction Publique Territoriale, filière administrative, catégorie B, cadres d’emplois des rédacteurs
•  Correspondances ROME : G1202
•  Niveau de formation souhaité : Bac ou d’un Bac professionnel communication événementiel ou assistance à la gestion des organisations et de leurs activités
•  Expérience sur un poste similaire requise

Connaissances techniques requises :

•  Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs instances
•  Connaissance du milieu associatif
•  Maîtrise des techniques d’élaboration et d’exécution d’un budget
•  Maîtrise des techniques de communication écrite et orale
•  Capacités rédactionnelles avérées
•  Maîtrise de l’outil informatique (pack office) requise et suite Adobe

Qualités relationnelles requises :

• Respect du secret professionnel, devoir de réserve et de discrétion
•  Diplomatie, sens de la négociation
•  Travail en concertation, en complémentarité, en équipe, en transversalité
•  Grande capacité d’adaptation, polyvalence
•  Qualité de rigueur, capacité d’organisation, esprit d’initiative, autonomie
•  Disponibilité

RENSEIGNEMENTS LIÉS AU POSTE

• Lieu de travail : Hôtel de ville
•  Temps complet : 37h30 hebdomadaires (15 jours de RTT)
•  Participation employeur garantie maintien de salaire
•  Rémunération : statutaire + RIFSEEP
•  Possibilité d'adhésion à un comité d'œuvres sociales (loisirs, vacances, famille, autres)
•  Accès à un restaurant administratif (participation employeur)