Chargé d'accueil et d'accompagnement des publics internationaux F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

La Direction des affaires internationales et européennes (DAIE) est une direction de niveau inter-facultaire composée de quatre pôles : « accueil, accompagnement et mobilités », « coopération internationale et européenne », « Alliance 4EU+ » et « gestion administrative et financière ».

Elle est rattachée à la Direction générale des services adjointe « relations extérieures et partenariales » créée le 1er septembre 2023.

Interlocutrice privilégiée du vice-président aux relations internationales, partenariats territoriaux et socio-économiques et des conseillers dans son domaine de compétence, la DAIE concourt à la définition de la stratégie internationale et européenne de SU dont elle assure la mise en œuvre opérationnelle en articulation avec les facultés de l’établissement.

Elle contribue au rayonnement et à l’attractivité de SU à travers le monde, notamment par la formalisation et le pilotage de partenariats stratégiques d’excellence avec des institutions étrangères.

Interface entre la gouvernance de l’université et les facultés, la DAIE assure des missions de pilotage, de coordination, de veille juridique et réglementaire, d’ingénierie de projets, de gestion de programmes et de gestion financière. Elle garantit la cohérence des actions à caractère international des facultés auxquelles elle apporte conseil et expertise, notamment dans le cadre du réseau métier et des groupes de travail qu’elle anime.

Localisation : Campus des Cordeliers, 15 rue de l’École de Médecine 75006 Paris

Catégorie : A

Corps : IGE

BAP : J

Missions :
Sous l’autorité du chef du pôle accueil, accompagnement et mobilités, la chargée ou le chargé d’accueil et d’accompagnement des publics internationaux participe au déploiement de la stratégie de Sorbonne Université en matière d’accueil et d’accompagnement des étudiants (LMD), des enseignants-chercheurs et des personnels administratifs étrangers, en articulation avec les autres composantes de l’établissement qui en assurent la mise en œuvre à ses côtés.
Elle/il accompagnera les équipes mobilisées dans la création d’un Welcome desk inter-facultaire dont la livraison est prévue le 1er septembre 2025 et au sein duquel le poste sera localisé à partir de cette date.
Il sera complété d’une plateforme en ligne qui proposera un premier niveau de réponse aux besoins des publics internationaux sous forme de fiches pratiques et parcours utilisateurs différenciés.

Activités principales :

• Animer un groupe de travail rassemblant les référents accueil des publics internationaux et permettant notamment de : 1) Traiter les questions règlementaires de formalités migratoires, de droit au séjour et d’installation en France et à SU. 2) Accompagner les composantes de l’université sur les situations de leurs usagers. 3) Animer des sessions de formation à destination des agents de l’établissement. 4) Assurer une veille juridique en droit au séjour et partager l’actualité.
• Mettre en place des procédures et des standards d'accueil, et participer à la rédaction de ressources informatives en articulation avec les composantes de l’université.
• Renseigner et orienter les publics internationaux dans leurs démarches administratives pendant toutes les étapes liées à leur séjour en France, depuis leur demande initiale jusqu’à la fin de leur mobilité, grâce sa maîtrise des textes règlementaires et des procédures concernant le droit d’entrée et de séjour en France, à sa connaissance des besoins de ces publics, en articulation avec les dispositifs proposés par Sorbonne Université.
• Maintenir et développer des relations partenariales de qualité sur son périmètre (préfectures, Campus France, administrations publiques, Euraxess…).
• Participer à la mise en place d’un plan de communication, de journées d’information et d’évènements sur l’accueil des publics internationaux à l’échelle de l’université.
• Assurer une veille sur les évènements et dispositifs mis en place par les partenaires et les promouvoir.
• Assurer une veille sur l’actualité liée à l’accueil et l’accompagnement des publics internationaux.
• Répondre aux enquêtes quantitatives et qualitatives des services et agences de l’État.
• Proposer des tableaux de bord et des indicateurs de pilotage de l’accueil des publics internationaux en lien avec le chef de projet SI Affaires internationales (MoveOn), la Direction de l’aide au pilotage et les directions métier concernées.
• Contribuer à la rédaction des rapports d’activité.

Conduite de projets : Oui

Encadrement : Non

Conditions particulières d'exercice :

• Déplacements ponctuels.
• 55 jours de congés (RTT incluses) pour une année complète à temps plein (38h hebdomadaires).
• Possibilité de télétravail.
• Frais de transports en commun pris en charge à hauteur de 75%.
• Complémentaire santé prise en charge mensuelle à hauteur de 15€.
• Subvention restauration collective.

Le profil idéal pour occuper cette fonction est celui d’une professionnelle reconnue ou d’un professionnel reconnu dans le domaine des affaires internationales et européennes.
Il est attendu un sens de l’initiative et une capacité à évoluer dans le poste en autonomie tout en rendant compte de son action.
Elle/il doit disposer de connaissances concernant les enjeux de son domaine dans l’enseignement supérieur et la recherche, et maîtriser la réglementation et les procédures concernant le droit d’entrée et de séjour en France des publics internationaux.
Elle/il doit être en mesure de représenter l’établissement dans des négociations et l’animation de groupes de travail avec des interlocuteurs de haut niveau (représentants d’établissements d’enseignement supérieur, institutions gouvernementales et multilatérales, opérateurs de l’État…).

Connaissances :

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique en France
• Connaissance approfondie de la réglementation applicable à son domaine d’activité (p. ex. règles de rédaction des accords, conditions d’entrée et de séjour en France...)
• Connaissance des acteurs institutionnels de référence (MESR, MEAE, Campus France, CPAM, préfectures de police…)
• Connaissance des dispositifs de mobilité internationales, des procédures spécifiques applicables et des financements mobilisables

Compétences et expérience :

• Expérience confirmée dans la conduite de projets
• Capacité à établir des rapports, élaborer des tableaux de bord et à suivre et exploiter des indicateurs pour fournir des outils d'aide à la décision et au pilotage (opérationnels, managériaux, stratégiques)
• Aptitude à conduire des négociations, à mener des réunions et à prendre des décisions
• Bon relationnel, écoute, capacité à dialoguer avec des interlocuteurs divers et à travailler avec des équipes multiculturelles
• Capacité à interagir avec des personnes ayant un autre bagage culturel que le sien
• Capacité à transmettre des informations et rendre compte de ses activités
• Capacités rédactionnelles augmentée d’une forte capacité à aller chercher l’information, à l’analyser, à la synthétiser et à la présenter avec clarté pour un public non averti
• Adaptabilité, réactivité et anticipation
• Sens de l'organisation, capacité à planifier et à travailler sous contraintes temporelles

Systèmes d'information utilisés :

• Parfaite maîtrise des outils bureautiques
• Familiarité avec l’alimentation de bases de données et de site Web et connaissance de MoveOn souhaitables

Compétences linguistiques :

• Français (bilingue)
• Anglais (C1 minimum)
• Une troisième langue serait un atout

Formations et expérience professionnelle souhaitables :

• Niveau d’études minimum : Bac+5
• Domaine de formation souhaitée : coopération/relations internationales ou équivalent
• Niveau d’expérience requis: 2 ans minimum. Une expérience à l’international, notamment en qualité de volontaire international (VIA/VIE), serait appréciée