Assistante du Maire et du DGS H/F

La Ville de Montmorency est une commune incontournable du Val-d'Oise. Attachée à la préservation de son patrimoine bâti et végétal et forte du dynamisme de ses commerçants de proximité et de ses nombreux services publics disponibles, Montmorency bénéficie d’un esprit village aux portes de Paris. La collectivité et ses agents s’attachent à relever tous les défis pour poursuivre la modernisation de ses services et développer l’innovation afin d’offrir aux citoyens, un service public de qualité.

Située à 15 km de Paris sur les hauteurs de la vallée, elle est desservie par deux gares de proximité de la ligne H du Transilien (Enghien-les-Bains et Groslay), grâce à son réseau de bus la collectivité est vite accessible. Montmorency dispose de nombreux services à la population, de commerces, d’infrastructures de santé et de loisirs. Son attractivité permet de maintenir et développer des services publics qui répondent au besoin d’une population en perpétuelle évolution.

Missions principales :
Assister le Maire en lien avec le cabinet :
• Organisation de l’agenda et prise de rendez-vous selon les priorités des dossiers.
• Transmission de toutes informations pertinentes à l’activité du Maire.
• Organisation de l’agenda des élus (manifestations, CAPV, syndicats, etc.).
• Interlocuteur de la Communauté d’Agglomération Plaine Vallée : enregistrements et transmissions des informations aux services et aux élus.
• Assurer le relai entre les élus et les partenaires/organismes extérieurs.
• Préparation des réunions (convocations, salles, dossiers).
• Formaliser des comptes-rendus, des notes synthétiques d’information et divers documents de présentation.
• Gestion du courrier entrant et sortant, gestion des réponses aux courriers, courriels et en assurer le suivi.
• Accueil téléphonique et physique incluant la gestion des demandes de rendez-vous dans le cadre des permanences du maire, orientation des administrés.
• Organisation des manifestations et cérémonies protocolaires en veillant notamment à la mise à jour des fichiers et bases de données.
• Organisation logistique des déplacements et des repas.
• Mise en œuvre et suivi de la RGPD au sein des missions confiées.
• Classement et archivage des dossiers.

Assister le Directeur Général des Services :
• Organisation de l’agenda et planification des réunions.
• Préparation des réunions (convocations, salles, dossiers).
• Rédaction de documents administratifs : rapports, délibérations, décision du Maire et motion + notes de la direction générale.
• Coordonner et planifier les astreintes (administration + élus) ainsi que les congés.
• Coordonner et planifier les commissions et conseils municipaux.
• Accueil téléphonique et physique, le cas échéant.
• Classement et archivage des dossiers.

Missions annexes :
Assister et accompagner l’élu de secteur dans les échanges liés au comité de jumelage.
Mise à jour et suivi du Plan Communal de Sauvegarde avec l’élu référent « incendie et secours »

Sous la responsabilité directe du maire et du Directeur Général des Services vous contribuez à fluidifier l’organisation, le suivi et la gestion de leur quotidien. Vous facilitez la coordination de leurs actions conjointes par votre maîtrise des agendas. Vous travaillez en transversalité avec les autres services et partenaires de la collectivité.
Issue d’une formation supérieure d’assistant de direction, vous maîtriser l’environnement territorial, vous avez le goût du service public et le sens du collectif. Vous bénéficiez d‘une expérience similaire d’au moins 2 ans.

Savoir Faire :
• Réelles qualités de rigueur, d’organisation et de gestion du temps de travail.
• Sens du service public et de l’intérêt général.
• Connaissance de l’environnement territorial et de l’organisation des collectivités.
• Maîtrise des procédures administratives et financières.
• Savoir s’exprimer et rédiger, maîtrise de l’orthographe et de la grammaire.
• Capacités d’analyse et esprit de synthèse.
• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft 365 / Word / Excel / Outlook / internet).
• Compréhension des enjeux politiques et institutionnels.
• Maîtrise de langues étrangères serait un plus.
Savoir Être :
• Excellente présentation.
• Diplomatie, discrétion professionnelle.
• Polyvalence, capacité d’initiative et autonomie.
• Aptitudes relationnelles, réactivité et adaptabilité.
• Ouverture d’esprit et curiosité intellectuelle.
• Capacité à travailler en équipe.