Assistant polyvalent F/H

L'assistant polyvalent est rattaché à la Direction. Il apporte une aide permanente aux chefs de service en matière d'organisation professionnelle, de gestion, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il pourra être amené à effectuer, à titre accessoire, les mêmes missions que l'assistant de Direction. Organiser la vie professionnelle des chefs de service et Responsables de pôle de la Direction ·       Gérer l'agenda et les rendez-vous en fonction des priorités ·       Respecter les délais de transmission de documents (tableau de suivi de l'activité du pôle) ·       Prendre des notes et rédiger des comptes rendus (ou relevés de décisions) ·       Mettre en signature des documents divers et suivre le parcours des parapheurs ·       Constituer des dossiers en amont de réunions Assurer l'accueil téléphonique et physique ·       Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques ·       Renseigner les interlocuteurs et relayer les appels vers les personnes compétentes ·       Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur Effectuer la mise en forme de travaux de bureautique ·       Mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, diaporamas...) selon la charte du Département ·       Avoir une relecture attentive de tous les documents (orthographe, grammaire, syntaxe) et vérifier systématiquement les coordonnées des destinataires ·       Assurer le suivi des courriers et notes sur le logiciel Elise ·       Organiser le classement et l'archivage (papier et numérique) Suivre les projets et activités transversales de la Direction ·       Effectuer la gestion de l'arrivée et du départ du courrier ·       Suivre quotidiennement la boîte mail générique de la Direction ·       Gérer les demandes diverses (besoins en fournitures administratives, renseignements...) ·       Gérer les demandes de réservation de salles ·       Assurer l'accueil des nouveaux agents (contacts en amont, préparation logistique de l'arrivée : fournitures, PC, adresse mail, fournitures administratives, portrait ...) ·       Travailler en polyvalence avec les autres assistants de la Direction ·       Mettre à jour les procédures des assistants ·       Apporter un renfort ponctuel sur des tâches ou dossiers spécifiques des services métiers de la Direction, selon la charge de travail et les urgences.

- Maîtriser les règles en matière de rédaction administrative (orthographe, syntaxe et grammaire) - Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PPT,...) - Maîtriser les techniques d'organisation et de gestion du temps - Créer des outils de pilotage et de suivi de l'activité - Anticiper les demandes - Sens de l'organisation et capacité à gérer les urgences - Dynamisme et prise d'initiative - Curiosité intellectuelle - Discrétion et sens de la confidentialité - Bon relationnel Connaissances : - L'organisation de la collectivité - Les domaines de compétences des services de la Direction et leur fonctionnement au quotidien - Logiciel Elise (gestion des notes et des courriers) - Parapheur électronique iXbus Niveau Bac à Bac +2