ASSISTANT PÉDAGOGIQUE ET DE GESTION DOCTORALE H/F

Environnement et contexte de travail :

Au sein de l’université, la Maison du Doctorat pilote la politique doctorale et coordonne l’ensemble des actions liées à la formation des doctorants, en lien avec les écoles doctorales et les partenaires académiques et socio-économiques. Elle accompagne environ 4 400 doctorants dans le développement de leurs compétences scientifiques et transversales, ainsi que dans la préparation de leur insertion professionnelle.

Missions :

Au sein de la Maison du Doctorat, l’assistant·e pédagogique et de gestion doctorale assure un rôle d’appui à la mise en œuvre de l’offre de formation doctorale et contribue au suivi administratif et pédagogique des doctorants, en lien étroit avec les écoles doctorales.

Le poste se répartit comme suit :

• 60 % : appui aux activités pédagogiques
• 40 % : appui à la gestion d’une école doctorale

Activités principales de l’agent.e :

Rattaché·e à le.la chef.fe de pôle des parcours doctoraux, dans le cadre du déploiement de l’offre de formation doctorale de l’Université Paris-Saclay :

Organisation et gestion des formations

• Assurer la gestion administrative et logistique des sessions de formation (planification, inscriptions, convocations)
• Suivre les effectifs et la participation des doctorants
• Gérer les relations avec les intervenants (planning, conventions, aspects logistiques)

Suivi pédagogique et outils

• Mettre à jour les catalogues et supports de formation
• Administrer les outils de gestion des formations (ADUM)
• Assurer le suivi des parcours de formation des doctorants

Évaluation et suivi des formations

• Mettre en œuvre les enquêtes de satisfaction
• Collecter et consolider les données d’évaluation
• Participer à la production de bilans et tableaux de bord

Appui au développement

• Contribuer à la mise en ligne de contenus pédagogiques
• Participer à la préparation de nouveaux dispositifs (hybridation, formats innovants)
• Assurer une veille simple sur les outils pédagogiques

En lien avec la direction de l’école doctorale et la Maison du Doctorat :

Gestion administrative des doctorants

• Assurer le suivi administratif des doctorants (candidatures, inscriptions, réinscriptions, soutenances, diplomations)
• Vérifier la conformité des dossiers et pièces justificatives

Suivi du parcours doctoral

• Suivre les étapes clés du doctorat (comités de suivi individuel, soutenance, formations obligatoires)
• Mettre à jour les systèmes d’information
• Alerter en cas de situation particulière

Organisation des instances et événements

• Organiser les réunions de l’école doctorale (conseils, jurys, comités)
• Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
• Participer à l’organisation d’événements (rentrée doctorale, journées scientifiques)

Accueil et information

• Informer et orienter les doctorants et encadrants
• Répondre aux demandes (réglementation, procédures, formations)
• Contribuer à la diffusion de l’information
• Appuyer les actions de communication et de valorisation de l’offre

• Connaissances attendues
  • Fonctionnement de l’enseignement supérieur et du doctorat
  • Notions en ingénierie de formation
  • Connaissance des outils de gestion administrative et pédagogique

• Compétences opérationnelles
  • Gestion administrative et organisationnelle
  • La maîtrise de l’outil ADUM est un plus mais une formation peut être prévue en interne.
  • Capacité à suivre plusieurs activités en parallèle
  • Qualités rédactionnelles
  • Compétences linguistiques : la pratique de l'anglais peut être nécessaire pour les échanges avec les doctorants internationaux

• Savoir-être
  • Sens du service et du relationnel
  • Rigueur et sens de l’organisation
  • Discrétion et respect de la confidentialité
  • Capacité à travailler en équipe

Prérequis :

• Niveau requis : Bac +2 à 3 minimum
• Expérience souhaitée en gestion administrative ou formation