Assistant ingénierie formation F/H

Établissement public d’enseignement supérieur à caractère administratif, l’École nationale supérieure d’architecture de Versailles (ÉNSA Versailles) est placée sous tutelle du ministère de la Culture (Direction générale des Patrimoines). En France, elle est l’une des vingt écoles publiques qui dispensent un enseignement supérieur de l’architecture et délivrent en cinq ans le diplôme d’État d’architecte.
L’école accueille 1100 étudiants et doctorants qui sont encadrés par 150 enseignants chercheurs.

Placé sous l’autorité directe de la cheffe du service des études, et plus particulièrement de son adjointe, l’assistant en ingénierie de formation organise et gère au quotidien des actions de formation avec les moyens humains, matériels et financiers correspondants. Il/elle est en charge des formations suivantes :
-Habilitation à la maîtrise d’œuvre en son nom propre
-Préparation au concours d’Architecte Urbaniste de l’Etat
-Formation professionnelle

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement. Modalités de recrutement : les candidatures seront examinées collégialement par au moins 2 personnes formées au processus de recrutement. Tous les postes du Ministère de la culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.

 Coordination administrative et logistique des formations

• Élaborer le calendrier des formations
• Mettre en place et gérer les procédures d’admission et les inscriptions administratives des étudiant.es/stagiaires
• Instruire les dossiers de recrutement des intervenants
• Administrer, saisir les données et mettre à jour le logiciel de gestion de scolarité Taïga
• Organiser la logistique des actions de formation en liaison avec les enseignant.es, les responsables de formation et les intervenants
• Assister les équipes d’enseignants et la cheffe de service adjointe en charge des formations professionnelles et associées dans la mise en œuvre des projets
• Gérer les aspects administratif et budgétaire des actions de formation (stagiaires, formateurs, contrats, conventions…)

Évaluations et diplômes

• Contrôler l’assiduité des étudiant.es/stagiaires
• Organiser les examens et les jurys
• Instruire les dossiers des étudiants diplômés, certifier, éditer et délivrer les diplômes

Information/Communication/Diffusion

• Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics et les enseignant.es
• Participer à la réalisation des documents destinés à l’information des candidat.es et du public : mise à jour des documents d’inscription, actualisation des contenus sur le site internet de l’école en collaboration avec le service de la communication, mise à jour des livrets des formations
• Mettre en place et compléter des tableaux de suivi, réaliser des enquêtes et statistiques

Connaissances :

• Connaissance des textes législatifs et réglementaires relatifs à l’enseignement de l’architecture
• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur
• Outils numériques de la formation
• Gestion administrative et budgétaire

Savoir-faire :

• Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion
• Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
• Savoir réguler des dysfonctionnements
• Concevoir des procédures de gestion des activités de formation
• Appliquer des procédures et des règles
• Concevoir des tableaux de suivi

Savoir-être :

• Sens relationnel
• Capacité d'adaptation
• Sens de l'organisation
• Autonomie et anticipation

Niveau d’études/diplômes requis : Niveau 7 : Master, diplômes équivalents

Conditions particulières d’exercice : Peut être amené à travailler le week‐end (2 ou 3 fois par an) pour des évènements exceptionnels

Télétravail : Oui

Encadrement d’équipe : Non

Poste ouvert aux agents titulaires de la Fonction publique relevant de la catégorie B , corps principal de Secrétaire administratif et groupe RIFSEEP 3 ou par voie de détachement dans ce corps ou aux agents contractuels groupe d’emploi  2 de la circulaire Albanel.