Assistant formation F/H

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 30 sites en Ile-de-France et en régions.

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Activités principales :
1 - Assurer la gestion et le suivi administratif et financier des demandes de formation hors catalogue
Gérer et suivre la remontée des besoins de formation hors catalogue et compléter les tableaux de suivi afférents
Assurer l'instruction et l'analyse des demandes en lien avec la responsable de pôle : adéquation entre l'expression du besoin de l'agent, le besoin du service, les critères de priorisation réglementaires et son impact budgétaire.
Prospecter le marché pour identifier les formations et prestataires en capacité de répondre au besoin remonté, dans le respect des règles de la commande publique
Notifier aux personnels et à leur responsable les décisions du service formation
Assurer l'inscription, la gestion et le suivi régulier administratif et financier des demandes de formation validées
Veiller au suivi de l'enveloppe budgétaire allouée aux demandes de formation hors catalogue
Réaliser des bilans annuels sur les formations hors catalogue déployées
Développer des partenariats formation afin d'enrichir l'offre accessible aux personnels via des conventions annuelles

2 - Accompagner les évolutions professionnelles
Accompagner les personnels dans la constitution de leur dossier et instruire les demandes afin de s'assurer de leur éligibilité et du respect du cadre réglementaire avant passage en comité d'étude
Préparer et animer les réunions des comités d'étude des demandes de formation, rédiger les comptes rendus et notifications à l'issue, assurer l'inscription, la gestion administrative et le suivi financier des dossiers validés en comité
Veiller au suivi de l'enveloppe budgétaire allouée aux projets d'évolution professionnelle
Élaborer des bilans annuels sur les campagnes
Gérer et suivre les opérations de décrémentations des heures de formation sur les comptes personnels de formation des personnels à l'issue de leur formation

3 - Améliorer la communication et la connaissance des dispositifs par les personnels :
Concevoir des infographies, flyers et autres documents de communication sur les dispositifs formation pour les matinées institutionnelles et RH
Concevoir une documentation générale formalisant l'offre d'accompagnement, les modalités d'accès à cette offre et les ressources et outils pouvant être mobilisés pour la mise en œuvre des projets des agents
Participer à des matinées et évènements d'information sur les dispositifs
Concevoir et élaborer des foires aux questions
Concevoir et développer des vidéos de présentation des dispositifs
Concevoir des vidéos interviews sur les retours d'expériences des personnels ayant réalisé leur projet
Mettre à jour les pages intranet dédiées aux projets d'évolution professionnelle

Connaissances transversales requises :
Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle

Savoir-faire :
Avoir le sens de l'organisation et de la planification
Orienter et conseiller les agents publics sur les dispositifs réglementaires de formation, de mobilité et d'emploi
Très bonne maîtrise informatique et des outils, logiciels et progiciels
Posséder de bonnes qualités rédactionnelles
Collecter, exploiter les informations et alimenter les bases de données propres à la formation
Informer et rendre compte à sa hiérarchie
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-être :
Faire preuve d'autonomie, de réactivité et de disponibilité
Savoir respecter la confidentialité des informations et des données
Faire preuve de rigueur et d'anticipation
Savoir travailler en équipe
Sens du contact et des relations humaines
Polyvalence et capacité d'adaptation
Sens du service public
Créativité