Assistant en ressources humaines et médecine du travail (H/F)

Berceau de l’aéronautique militaire et mondiale, Vélizy-Villacoublay est une commune située dans le département des Yvelines dont la population est de 23 000 habitants.

Elle se caractérise par une concentration exceptionnelle d'entreprises de haute technologie. Equilibrant sièges de grands groupes nationaux et internationaux et commerces de proximité, Vélizy-Villacoublay accueille chaque jour 43000 salariés du secteur privé et 570 agents territoriaux permanents.

La ville s’attache à

• Développer la mobilité et l’économie par le biais notamment de l’accès à différents modes de circulation douce et de la dynamisation du commerce local.
• Rénover les quartiers, en les rendant plus attractifs, en créant de nouvelles infrastructures et en végétalisant les espaces.
• Donner accès à un service public de qualité, répondant aux attentes des véliziens tout en favorisant l’accès aux démarches administratives en ligne.
• Favoriser la qualité de vie et le bien-être des familles en proposant des accueils adaptés à leurs besoins :  9 structures d’accueil collectif de la petite Enfance et 1 crèche familiale, 8 écoles maternelles et élémentaires, 1 espace jeunesse, 2 espaces culturels, 9 structures sportives, 1 espace multimédia et un espace séniors.
• Améliorer le cadre de vie des véliziens tout en préservant l’environnement : augmentation des espaces verts, des pistes cyclables, protection de la biodiversité, accès aux énergies renouvelables…
• Faire de Vélizy, une ville innovante, intelligente et sécuritaire.

Elle dispose d’un budget d’environ 98 millions d’euros pour mener à bien toutes ces actions.

La direction des ressources humaines accompagne les 570 collaborateurs de la collectivité dans leur parcours professionnel en développant leurs compétences, en favorisant leur évolution professionnelle et leur mobilité, tout en préservant leur qualité de vie au travail, leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et leur maintien dans l’emploi. Elle met en œuvre une politique salariale attractive, récompensant l’engagement professionnel.

Assistant en ressources humaines et médecine du travail (H/F) - CDD de remplacement - à compter du 1er septembre

Votre contexte

La direction des ressources humaines accompagne les 570 collaborateurs de la collectivité dans leur parcours professionnel en développant leurs compétences, en favorisant leur évolution professionnelle et leur mobilité, tout en préservant leur qualité de vie au travail, leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et leur maintien dans l’emploi. Elle met en œuvre une politique salariale attractive, récompensant l’engagement professionnel.

Description de vos missions :

Sous la responsabilité du chef du service emploi et compétences, vous êtes chargé(e) de :

Assurer la gestion administrative du recrutement : diffusion des annonces et des déclarations de vacance d’emplois, organisation des entretiens, rédaction et diffusion des réponses aux candidats, mise à jour du tableau de bord.

Gérer les demandes de stage dans leur intégralité : traitement des demandes des services et des candidatures, diffusion d’annonces, suivi des dossiers et information des différents interlocuteurs, rédaction et diffusion des réponses, suivi des conventions et mise à jour du tableau de bord.

Assurer le suivi de l’intérim : transmission des besoins à la société, rédaction des décisions, suivi des contrats et des factures, etc.

Réaliser des missions administratives liées à la formation : gestion des ordres de missions, gestion des convocations aux formations des prestataires privés et des formations en intra, organisation logistique des formations en intra (réservation des salles pour les formations, commandes alimentaires (café, biscuits, etc.), etc.), suivi administratif des contrats d’apprentissage (convention, lettre d’engagement, etc.).

Assurer le secrétariat de la médecine du travail : organisation des visites médicales du médecin et de l’infirmière du CIG (Centre Interdépartemental de Gestion de la Grande Couronne), suivi des périodicités (visite d’embauche, visite périodique, demandes spécifiques, etc.), planification des rendez-vous des agents, saisie des avis médicaux dans le SIRH et transmission des avis d’inaptitude ou d’aménagement de poste aux encadrants, classement des avis et mise à jour du tableau de bord.

Gérer les autres rendez-vous médicaux : organisation des rendez-vous avec les médecins agréés dans le cadre des visites préalables à la mise en stage des agents et des visites de renouvellement de temps partiels thérapeutiques, organisation des rendez-vous avec les médecins spécialisés dans le cadre des expertises pour le Conseil Médical.

Réaliser des missions transversales de secrétariat de la Direction : gestion et suivi des commandes de fournitures, missions ponctuelles d’archivage et de classement, organisation logistique de réunions.

Conditions d’exercice 

Temps de travail et horaires : Vous travaillez en horaires variables 38h/hebdomadaire. Possibilité d'une journée de télétravail par semaine.

Rémunération : Rémunération indiciaire + régime indemnitaire attractif (part fixe et part variable du RIFSEEP) + 13ème mois

Action sociale : adhésion au CNAS, participation employeur contrat groupe mutuelle (50% du tarif dans la limite de 50€ par mois) et prévoyance (12€ par mois), versement de prestations d’action sociale, accès au restaurant municipal.

Transport : remboursement à 75 % des coupons d’abonnement de transports en commun pour le trajet domicile-travail et/ou versement du forfait mobilités durables (indemnité forfaitaire de 100€ à 300€ par an selon le nombre de déplacements en vélo domicile-travail).

Titulaire d’un diplôme au minimum de niveau Bac dans le domaine de l’assistance à la gestion des organisations et de leurs activités, vous possédez une expérience professionnelle dans le domaine des ressources humaines.

Vous connaissez le fonctionnement d’une collectivité locale et ses procédures administratives. Vous disposez de notions de base en matière de gestion des ressources humaines et de statut de la fonction publique territoriale.

Vous savez appliquer les procédures de gestion, planifier vos tâches et suivre l’avancée de vos dossiers.

Vous savez mettre en œuvre les techniques de gestion administrative et de secrétariat (rédaction de courriers, d’actes, maitrise de la langue française à l’oral et à l’écrit, etc.).

Vous savez utiliser de façon autonome le pack office et les applications métiers spécifiques (SIRH, parapheur électronique).

Vous savez travailler en autonomie tout en faisant du reporting et en appliquant les procédures établies. Vous êtes rigoureux(se) et organisé(e). Vous êtes capable de prendre des initiatives et d'alerter. Vous savez travailler en équipe et en transversalité et vous communiquez de façon efficace et cordiale avec vos interlocuteurs. Vous vous adaptez sans difficulté aux changement en redéfinissant vos priorités avec souplesse et en maintenant votre efficacité en dépit des imprévus.