Assistant en ingénierie des formations H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Les formations en optométrie et des sciences de la vision représentent deux diplômes nationaux de Licence Professionnelle d'Optique (LOP, 1 an) et de Master Sciences de la Vision, ainsi que 7 diplômes d’université (DU) s’y afférant : deux DU de niveau Licence, et cinq DU de niveau post-Licence. En quelques chiffres, la filière optométrie représentent l’intervention d’une centaine d’intervenants extérieurs chaque année, la gestion de 1000 dossiers d’inscription, dont 250 sont en formation sur le site d’Orsay, et 750 autres en double inscription dans l’un des 24 autres établissements partenaires de formation en licence professionnelle d’optique, répartis sur l'ensemble du territoire français.

Missions principales : L’ASI seconde l’ingénieure des formations et le responsable pédagogique dans leurs missions de communication et de développement des partenariats et dans la promotion des formations en optométrie et sciences de la vision

Gestion administrative de la filière

• Assurer la relation avec les centres partenaires : informer des différentes procédures et attendus tout au long de l’année, collecter des données (notes, tiers-temps, non-cobaye, abandons, absences…), répondre aux demandes ou situations particulières concernant certains étudiants en relation avec le responsable des formations et/ou autres services de l’université, assurer le suivi et le contrôle des informations attendues de la part des centres.
• Réaliser des documents d’information et/ou mails d’informations à destination des centres extérieurs et des étudiants : dossiers ou procédures de candidature, procédure d’inscription administrative, procédure pour les demandes d’aménagement d’études et d’examens, information sur les examens de licence (calendrier des examens, dates de jurys pour les deux sessions…), etc.
• Gérer administrativement les actions de développement et du renouvellement du réseau de partenariat habilité à dispenser les formations : rédiger les conventions de partenariat, avenants et annexes pour l’ensemble des établissements partenaires ; communication et suivi en interne auprès du service DFTLV.
• Analyser et mettre à jour la tarification des frais de formation
• Suivre des différents postes de dépenses par diplôme
• Analyser la performance des dispositifs de formation en tant que référent qualité (charte Qualiopi): traitement statistique et informationnelles du bilan des formations (taux de réussite aux diplômes, suivi des effectifs des centres extérieurs, évolution des diplômes, durées d’accréditation des DU et année de renouvellement…) ; Réaliser et analyser les enquêtes qualité et de satisfaction ; transmettre les éléments de preuves lors des contrôles et audits.

Actions de communication de la filière

• Communication numérique et actions de promotion des dispositifs de formation
• Rédaction et mise à jour des documentations diverses à destination des étudiants ou de la presse professionnelle
• Veille relative à la législation et la réglementation des actions de formation continue ou par alternance et de l’évolution des textes de la convention collective nationale de l’optique-lunetterie.

Connaissance, savoir

• Connaissance du fonctionnement des administrations publiques et des dispositifs FI & FC
• Maîtrise des concepts pédagogiques : méthodes, outils, évaluation
• Connaissance des dispositifs de prise en charge financière de formation continue : OPCO, Contrat de professionnalisation, contrat d’apprentissage, CPF…
• Bases juridiques, notamment du cadre légal et des dispositifs de formation

Savoir-faire

• Parfaite maitrise des outils bureautiques pour l'élaboration de documents
• Pratique avancée d’Excel, ainsi que des logiciels de gestion de la formation

Savoir-être

Qualités relationnelles et de service

• Écoute des besoins, aptitude à transmettre, pédagogue
• Sens du service, de l’accompagnement et du conseil
• Aptitude au travail en équipe
• Aptitude à la communication orale et écrite

Qualités organisationnelles

• Mettre en œuvre des méthodes d’'ingénierie de la formation continue
• Formaliser et conduire un projet de formation
• Capacité d'adaptation afin de planifier ses activités en tenant compte des priorités de gestion
• Rédiger des rapports ou des documents de synthèse

Diplômes requis : Formation de niveau Bac + 3 minimum

• Licence de gestion des organisations, des entreprises et des administrations ou tout autre Licence de gestion administrative et financière
• La connaissance des formations en optométrie et sciences de la vision serait un plus
• Une première expérience en ingénierie de formation est exigée
• Le poste est ouvert aux jeunes diplômés ayant effectué des stages significatifs dans le domaine