Assistant en gestion administrative et financière F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr

Fonctions : Assistant-e gestion administrative et financière UMRS 974
Emploi-type : Assistant-e en gestion administrative (J3C44)
Corps : ASI   
BAP : J - Administration et pilotage

CDD à pourvoir dès que possible et jusqu’au 31 décembre 2025.        

Mission :

Au sein du pôle administratif, le ou la gestionnaire assure de manière autonome la gestion en portefeuille de plusieurs équipes de recherche de l'Unité : le secrétariat, l’assistance technique et logistique, la gestion administrative, financière et comptable dans le respect des techniques, des règles et des procédures de Sorbonne Université et de l’INSERM.

Activités principales :

Gestion financière et administrative d’équipes de recherche

• Assister les chercheurs et chercheuses pour la bonne utilisation des crédits de leurs contrats de recherche
• Suivre et contrôler les crédits des équipes (dotation et contrats de recherche), engager et valider les commandes
• Préparer et solder les missions des agent-tes et des extérieurs
• Assurer la gestion des litiges fournisseurs
• Proposer des processus et mode-opératoires pour améliorer la coordination logistique en support aux équipes
• Réaliser des tableaux de bord et produire des bilans
• Participer à la définition d’indicateurs et de statistiques avec la secrétaire générale
• Encadrement de personnels stagiaires du pôle gestion
• Participer à la circulation de l’information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

Autres activités :

• Constituer des dossiers de recrutement et de renouvellement de contrats et suivi des dossiers
• Constituer des dossiers de recrutement des stagiaires et suivi des dossiers
• Tenir à jour la liste des personnels

Conduite de projets : OUI

Encadrement : NON (encadrement ponctuel de stagiaires et vacataires)

Conditions particulières d'exercice :

• Nécessité d’organiser son travail en situation hybride : présentiel et distanciel (à domicile), d’utiliser les outils de vidéo-conférence – nécessité de continuité de service avec l’ensemble des agents du pôle gestion

Connaissances requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Connaissance du logiciel et concepts en gestion budgétaire et comptable de Sorbonne Université (SIFAC)
• Marchés publics
• Objectifs et projets d’établissement (UMR – SU et INSERM)

Savoir-faire :

• Maîtriser les outils de la suite Office, en particulier Excel (tableaux croisés dynamiques, fonctions Si, etc.)
• Savoir utiliser Sifac, Hcopro, teamUp, TravelDoo, Biapps
• Capacité à établir des états de situation financière
• Réaliser des tableaux de bord
• Élaborer des éléments de langage
• Planifier les activités et les échéances – Hiérarchiser les priorités
• Organiser le classement et la conservation des documents et informations traitées
• Savoir dialoguer avec les différents personnels du laboratoire, les interlocuteurs des autres services, les fournisseurs
• S’adapter aux contraintes de la recherche et aux exigences des financeurs en matière d’utilisation de crédits
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Rédiger des rapports ou documents (procédures, modes opératoires)
• Langue anglaise B1

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Autonome et prise d’initiative
• Organisation et rigueur
• Sens du service public

Diplôme réglementaire et Formation professionnelle : DUT, BTS