Assistant en gestion administrative et financière F/H

Présentation des structures:

Sorbonne Université a créé SCAI (Sorbonne Center for Artificial Intelligence) en juin 2019. L’ambition de SCAI est de contribuer significativement à l’excellence de la recherche et de la formation en intelligence artificielle, en favorisant les échanges entre enseignants-chercheurs, chercheurs, étudiants et partenaires industriels. Il a pour objectif de devenir la vitrine du savoir-faire de l’Alliance Sorbonne Université dans le domaine de l’intelligence artificielle et de constituer une porte d’entrée pour les partenaires académiques et industriels.

L’Institut de l’Océan de l’ASU anime une communauté de mille cinq cents enseignants, chercheurs, ingénieurs, techniciens menant des travaux sur les océans au sein de l’Alliance Sorbonne Université dans près de trente laboratoires. Les travaux et les enseignements qui y sont réal etc… L’institut de l'Océan est donc interdisciplinaire. Il s’applique à créer des synergies entre les équipes de recherche, à enrichir l’offre d'enseignement universitaire mais aussi de formation tout au long de la vie, à développer l’expertise mais aussi la science participative, et à consolider l’exploitation des grands outils scientifiques.

La Cellule de soutien aux structures de l’Alliance Sorbonne Université est constituée de deux Pôles, le Pôle de suivi des Projets d’Investissement d’Avenir et le Pôle d’appui aux structures de l’Alliance Sorbonne Université et a pour mission d’accompagner les Instituts et les Initiatives.

Fonctions : Assistant(e) en gestion administrative et financière pour Sorbonne Center for Artificial Intelligence (SCAI)  et l’Institut de l’Océan de l’Alliance Sorbonne Université
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission :

• Il/elle réalise des actes de gestion administrative et financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable afin d’accompagner les instituts SCAI et Océan de l’Alliance Sorbonne Université dans le succès de leurs missions. Pour cela, il/elle travaille en étroite collaboration avec la Cellule de soutien aux structures de l’Alliance Sorbonne Université
• Il/elle travaille en étroite collaboration avec les Secrétaires générales des deux Instituts. Il/elle assure en binôme, avec la Responsable administrative et financière de SCAI, des fonctions polyvalentes en gestion
• Le gestionnaire administratif et financier est à l’interface entre la direction des deux instituts de l’ASU, les chercheurs, les étudiants, les services d’appui de l’ASU et les prestataires extérieurs
• Il/elle partage son temps à parts à peu près égales entre les tâches liées à SCAI et celles liées à l’institut de l’océan.

Activités principales :

• Gérer les commandes d’achats : devis, bons de commandes, vérifications et suivi des échanges avec les fournisseurs
• Organiser les déplacements et les missions : instruire les dossiers de missions pour les personnels et les étudiants (réservation de transport et d’hébergement, édition des ordres de mission, états de frais, etc.)
• Organiser des réunions, séminaires et évènements : assister l’équipe dans la planification et l’organisation des réunions, séminaires et événements, accueil des visiteurs, réservation de salle, etc.
• Préparer les conventions de financements/reversements et suivre leurs échéances en lien avec les secrétaires généraux
• Assurer un suivi régulier des budgets en remplissant des tableaux de bords : taux d’exécution, prévisions de dépenses…

L’ensemble de ces missions sont assurées en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière des dossiers ainsi qu’en appliquant les procédures dédiées.

Vous serez également amené(e) à réaliser les tâches suivantes :

• Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures
• Participer à la diffusion de l’information concernant le projet en interne et en externe
• Assurer l’interface avec les autres services administratifs
• Archiver des documents

Encadrement : NON

Connaissances transversales requises :

• Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique
• Utilisation des techniques de classement et d’archivage
• Connaître l’organisation et le fonctionnement universitaire

Savoir-faire requis :

• Capacité à concevoir une organisation des dossiers, savoir trier et classer les informations
• Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, étudiants, fournisseurs…)
• Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances

Savoir-faire :

• Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Utilisation du logiciel SIFAC+ ou SAP
• Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Savoir être :

• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d’adaptation