Assistant en gestion administrative (DEVEC) (H/F)

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL (structure d'accueil du poste)

L'École normale supérieure-PSL offre une formation d'excellence en sciences et en lettres. Sa Direction des études, de la vie étudiante et des carrières (DEVEC) accompagne les étudiants tout au long de leur parcours : scolarité, vie à l'École et préparation de l'après-ENS. La Direction des études gère la scolarité, la Vie étudiante soutient le quotidien, les activités et l'inclusion, tandis que la mission Carrière aide à l'orientation professionnelle ou académique.
Le poste est rattaché à la direction de la vie étudiante et des carrières (VEC). La personne sera sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la directrice de la vie étudiante et du directeur des carrières.


MISSION PRINCIPALE
Coordonner l'ensemble des missions de la direction de la vie étudiante et des carrières (missions pédagogiques et communications) et assumer la gestion administrative, logistique, financière des projets des deux directions.

ACTIVITES PRINCIPALES
• Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs des deux directions
• Accueillir, conseiller et accompagner les publics étudiants de l'ENS-PSL (DENS, masters, doctorat) en vie étudiante et carrière ; orienter les interlocuteurs de la VEC (étudiants, directeurs des études, service de la scolarité, etc.)
• Assurer le suivi administratif et pédagogique du parcours « Aide à l'insertion professionnelle »
• Préparer et suivre les appels à projet, contrats et conventions, en lien avec d'autres services (scolarité, départements notamment)
• Concevoir, mettre en œuvre et coordonner des actions adaptées aux besoins en interne (par exemple : création de documents Carrières et Insertion professionnelle, suivi du fonds d'aide ...) et en externe (par exemple : présentations des formations dans différents contextes)
• Contrôler l'application des règles et procédures administratives.
• Réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes ; soutenir la réalisation d'enquêtes insertion professionnelle; gérer et consolider la base de données des diplômé.e.s
• Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités

CHAMPS DES RELATIONS
Internes : La personne sera en contact avec la direction de l'ENS-PSL, le service de la scolarité (CoST), la direction de la communication, le service juridique, les autres services de la direction générale des services (DGS), les directeurs des études des départements, les gestionnaires d'enseignement, le pôle santé de l'ENS, les étudiants et étudiantes des cursus concernés.
Externes : La personne sera en interaction avec les différents services de l'université PSL en lien avec la DEVEC (VP formation, service en charge des masters à PSL, welcome desk de PSL, service de santé étudiante de PSL), avec les établissements partenaires (notamment pour les doubles diplômes), avec les établissements pourvoyeurs de débouchés pour les étudiants (notamment les grands corps), avec la fondation de l'ENS-PSL.

COMPETENCES ATTENDUES
Diplôme : Bac +2
Expérience professionnelle : Une expérience professionnelle similaire serait un plus.

Connaissances :
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Environnement et réseaux professionnels
• Objectifs et projets de l'établissement
• Gestion des groupes et des conflits
• Méthodologie de conduite de projet
• Connaissances budgétaires générales
• Techniques de communication
• Langue anglaise : B1

Compétences techniques :
• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents
• Conduire des entretiens
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Élaborer des éléments de langage
• Concevoir des tableaux de bord


Compétences comportementales :
• Rigueur / Fiabilité
• Réactivité
• Sens relationnel