Assistant-e en ingénierie de formation - Titulaire ou contractuel.le

Assurer le suivi administratif et financier des dossiers de stagiaires
• Suivi des dossiers de candidature en lien avec les équipes pédagogiques (plateforme candidature P8)
• Contrôle des dossiers et des pièces justificatives et validation des avis pédagogiques
• Montage des dossiers de financement des stagiaires
• Gestion des stagiaires dans les logiciels de l'université (FCA Manager, Apogée) 
• Établissement des contrats/conventions/avenants et attestations diverses
• Gestion, suivi et vérification des feuilles d'émargement en lien avec le/la gestionnaire
• Facturation des conventions avec des tiers financeurs (entreprises, OPCO, Pôle Emploi…) et transmission des pièces justificatives par le biais des plateformes (CHORUS, KAIROS, OPCO…)
• Suivi des encaissements, édition de factures acquittées
• Suivi des impayés et montage de dossiers contentieux
• Préparation des examens
• Édition et archivages des relevés de notes, des attestations de réussite et des diplômes d'université
 
Assurer le suivi administratif et financier des candidats à la VAE
• Constitution des dossiers de demande de recevabilité et édition des notifications
• Montage des dossiers de demande de financement et suivi des accords de financement
• Établissement des contrats / conventions
• Inscription des candidats à la bibliothèque 
• Etablissement des devis, factures, contrôle et suivi des paiements et échéanciers, gestion des impayés
• Établissement des documents pré et post-jury 
• Préparation des dossiers pour l'édition des diplômes
Assister les équipes pédagogiques et les ingénieurs de formation
• Organisation et participation aux ouvertures de formations
• Supervision du déroulement de la formation
• Participation aux réunions et mise à jour des documents d'information
• Édition et archivage des relevés de notes, attestations et diplômes d'université (Apogée)
• Anticipation des besoins logistiques (matériel, reprographie, …)
Valoriser l'offre de formation
• Participation à des salons professionnels et journées « Portes ouvertes »

Compétences et connaissances requises
• Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de l'Université
• Connaissance de la réglementation et des aspects juridiques en matière de formation professionnelle continue et de VAE
• Connaissance de la diversité des publics en formation continue
• Connaissance des outils de gestion et d'administration des formations (Apogée et logiciels de gestion)
• Connaissance des fondamentaux en gestion financière
  Compétences
• Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion
• Participer à la mise en place d'une démarche qualité en formation continue
• Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
• Maîtriser les outils de gestion et de bureautique
• Faire preuve de rigueur et d'organisation
• Maîtriser la communication orale et écrite
• Concevoir des tableaux de bord 
Savoir-être
• Avoir un esprit d'initiative
• Être autonome et réactif
• Sens de l'organisation
• Goût pour le travail en équipe
• Sens relationnel et aptitudes à la négociation
• Capacités d'anticipation et d'adaptation
• Sens de la confidentialité
• Sens du service public