Assistant-e de direction à la Direction du Patrimoine F/H - 139

Sous l'autorité du Directeur du Patrimoine et au sein de la cellule de gestion administrative et d'appui au pilotage, vous exercez des missions d'assistant-e de direction. À ce titre, vous contribuez au bon fonctionnement de la direction en exerçant des missions polyvalentes et en réalisant des actes administratifs et de gestion dans le respect des procédures, des réglementations en vigueur et des bonnes pratiques professionnelles.


Vous êtes en charge de :
Assistant.e du directeur et de la direction
· Gérer l'agenda du directeur, l'organisation des réunions
· Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction du Patrimoine
· Etre le-la référent(e) RH de la direction (temps de travail, absences, avancement, concours, ...)
· Gérer les courriers entrants et sortants, le suivi des parapheurs. Gérer la boîte mail générique.
· Organiser et faire respecter le classement et l'archivage aux formats numérique et papier.
· Travailler en articulation avec les autres directions, les composantes et notamment leurs divisions patrimoine
· Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
· Recenser les dossiers à présenter en Conseil d'Administration ou en instance
· Suppléance occasionnelle de l'assistante de la DGS adjointe Patrimoine Logistique Prévention et Sécurité

Gestion technique
· Etre en appui à la gestion des demandes d'intervention et au suivi des tickets dans la GMAO
· Planifier les dates pour les Vérifications Techniques Réglementaires en lien avec les prestataires et les contraintes des laboratoires, des composantes d'enseignements, des services utilisateurs des locaux
· Suivre les interventions sur les stores, les volets roulants, les ascenseurs
· Gérer les remises de clés aux entreprises pour intervention dans les bâtiments
· Rédiger / diffuser des notes de service informant d'interventions techniques ou en lien avec l'activité de la Direction du Patrimoine
· Assurer le suivi administratif des registres de sécurité des bâtiments recevant du public
· Contribuer à la rédaction des projets de commandes et à la préparation des services faits de la Direction du Patrimoine

Communication interne et externe
· Assurer une circulation efficace de l'information en interne et en externe. Avoir un rôle de facilitateur-trice et de fluidification des activités. Etre en réseau avec les autres assistant-e-s de direction.
· Réaliser les mises à jour de l'espace Intranet de la Direction du Patrimoine, y diffuser l'actualité des projets et des interventions
· Tenir à jour la revue des projets immobiliers (document de synthèse des projets)
· Contribuer à l'organisation et au respect des circuits décisionnels
· Participer à l'élaboration des procédures et outils visant à améliorer la gestion et sécuriser les actes de la Direction du Patrimoine

Conditions générales du poste :
· Catégorie du poste : C
· Corps de recrutement : ATRF
· Quotité de travail : 100%
· Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
· Poste ouvert aux titulaires et contractuels
· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDI
· Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
· Rémunération:
Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310 € + modulation grade
Pour les contractuels: elle est comprise entre 1801.74 € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)
· Localisation géographique : Campus de Rangueil, Toulouse

Connaissances :
- Maîtrise des techniques de secrétariat, de rédaction et de gestion documentaire
- Très bonne connaissance de la gestion administrative
- Connaissance de l'organisation de l'ESR
- Très bonne aisance sur les logiciels bureautiques (pack office) et outils Web


Savoir faire technique :
- Sens de la relation à l'usager et du service
- Techniques d'élaboration de tableaux de bord
- Sens de la diplomatie et de la pédagogie
- Sens du travail en équipe, en transversalité et en collaboration
- Capacité à identifier rapidement les interlocuteurs internes et externes pertinents en fonction des dossiers traités
- Capacité à se familiariser avec le vocabulaire technique lié à la gestion d'un patrimoine immobilier et aux opérations de travaux


Savoirs comportementaux :
- Faire preuve d'une importante capacité d'adaptation face aux différents interlocuteurs
- Fort pragmatisme
- Rigueur, fiabilité, réactivité, dynamisme
- Excellentes qualités relationnelles, aptitude au dialogue et à l'écoute


Diplômes requis : Bac pro ou BTS assistante de direction
Expérience souhaitée : 3 à 5 ans


Avantages :
• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• Contributions à la complémentaire santé
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
• Télétravail possible en fonction du poste
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Crèche
• Formations