Assistant de territoire H/F

La Direction Nature et Jardins pilote une politique ambitieuse de transition écologique, de biodiversité et de nature en ville. Elle assure le réaménagement et la création de nouveaux espaces publics, l'entretien et la gestion de 1200 hectares de patrimoine vert et de 116 parcs et jardins, des équipements tels que aires de jeux, pataugeoires, terrains sportifs...répartis sur les 11 quartiers de la ville

La Direction Nature et Jardins pilote une politique ambitieuse de transition écologique, de biodiversité et de nature en ville. Elle assure le réaménagement et la création de nouveaux espaces publics, l'entretien et la gestion de 1200 hectares de patrimoine vert et de 116 parcs et jardins, des équipements tels que aires de jeux, pataugeoires, terrains sportifs...répartis sur les 11 quartiers de la ville

Sous la responsabilité de l'assistante de Direction et la responsabilité fonctionnelle du Responsable de territoire, vos missions principales sont les suivantes:

- Traitement des demandes des usagers, réalisation et mise en forme de travaux bureautiques:
réceptionner et distribuer le courrier de la direction
prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, rapports, notes et documents administratifs
recevoir, filtrer , réorienter les courriers électroniques, les traiter sur la base des éléments recueillis auprès des équipes de terrain
rédiger des notes et propositions de courriers de réponse aux usagers
utiliser les logiciels et outils de suivi pour l'enregistrement et le suivi du courrier, l'enregistrement et le suivi des réclamations des usagers (POSTMAN)

- Accueil téléphonique et physique des territoires:
renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
répondre aux réclamations et demandes d'informations des usagers
hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité

- Organisation de la vie professionnelle du responsable de Territoire:
organiser l'agenda
organiser les réunions et séances de travail des équipe(s) et en assurer la logistique (réservation salle, matériel...)
préparer les dossiers

- Planification et suivi de l'activité des équipes du territoire:
renseigner les tableaux de suivi des activités et effectifs du territoire

- Garantir la continuité de fonctionnement de la direction en assurant l'intérim pendant les absences des autres assistantes


Sujétions:
Assurer en complémentarité avec les autres assistantes de la direction une permanence sur les temps d'ouverture du service : 8h30-12h30/14h-17h30
Télétravail possible 2 jours par mois


JURY : Lundi 3 février 2025 (matin)

Vous disposez d'une expérience en assistanat et vous maîtrisez les techniques de secrétariat et les outils bureautiques. Vous êtes reconnu.e pour vos qualités relationnelles, votre diplomatie et votre discrétion professionnelle. Vous êtes rigoureux.se et vous savez organiser votre travail en autonomie. Vous êtes polyvalent.e et vous savez faire preuve d'anticipation et d'initiative. Vous faites preuve de réactivité et vous êtes capable de travailler dans l'urgence et de gérer les priorités. Vous avez le sens du travail en équipe.