Assistant de service H/F

Au sein de la Direction Risques et Protection des Populations, composée de 5 services, le service Risques et Crises (25 agents) est composé de 3 unités : le Centre de Réception des Appels Institutionnels et d'Organisation de la Logistique (CRAIOL), l'unité Préparation et Gestion des Urgences et des Crises, et l'unité Prévention et Culture du Risque.

Vous serez amené à travailler avec les 3 unités, sous l'autorité hiérarchique de la responsable de service, et en lien avec l'assistante de direction, et les assistantes des autres services.

Missions principales
1. Contribuer à l'organisation de l'activité du service
Gérer les agendas de la responsable de service et des responsables d'unités
Préparer et organiser des réunions
Rédiger les comptes rendus
Assurer le secrétariat courant : suivi des courriers arrivés et départ avec un logiciel métier, gérer les appels, suivi de la boîte mail générique du service
2. Contribuer à la gestion administrative et RH
Assurer le suivi du planning des congés du service
Gérer les stocks et commander les fournitures bureautiques
Suivre les demandes de formations et de déplacements des agents du service
3. Participer aux activités courantes du service
Assurer le suivi des arrêtés municipaux d'urgence rédigés par le service
Appui à la gestion des espaces collaboratifs
Suivre les marchés publics et les bons de commande
Appuyer l'unité prévention et culture du risque : appui au suivi administratif de subventions
Appuyer l'unité préparation et gestion de crise : mise à jour des plans de crise et des annuaires opérationnels
4. Participer à la gestion des crises
Assurer des tâches administratives et logistiques en situation de crise

Profil recherché :
Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative
Rédiger avec clarté et précision, être rigoureux
Appétence pour les outils numériques
Maîtriser les outils bureautiques
S'organiser et gérer les priorités
S'adapter à des demandes multiples et simultanées
Bon sens relationnel, appétence pour le travail en équipe et en transversalité
Faire preuve d'autonomie, de polyvalence et être force de proposition