Assistant de la Déléguée de la Directrice Générale des Services Polytech H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Sous la responsabilité hiérarchique de la Déléguée de la Directrice Générale des Services de l’école, l’agent.e assure sa mission en tant qu’assistant.e de la DDGS, gestionnaire administratif et financier. Il/Elle assiste la DDGS de Polytech Paris-Saclay dans ses missions dans des domaines variés.

Missions principales de l’agent :

• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
• Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction
• Préparer, organiser ou participer à des réunions. Réaliser un compte-rendu
• Participer à des projets transversaux portés par la direction
• Assurer le suivi des congés et des temps de travail de l’équipe administrative et technique
• Participer au recensement des opérations collectives de gestion RH et en faire le suivi
• Participer au suivi des contrats de travail pour l’école
• Centraliser la mise en place d’accords de collaborations et conventions avec nos partenaires en assurant le suivi et le lien avec les autres pôles
• Transmettre les informations pratiques sur les procédures financières et comptables, sur l’évolution de la législation et ses conséquences sur les modalités d’applications dans la composante
• Établir, à partir du système d’information financier – SIFAC, les états et bilans comptables et financiers et les tableaux de bord
• Gestion des dossiers de tutorat étudiants (constitution des dossiers de recrutement, suivi du paiement, etc.)
• Participer à l'organisation des élections aux instances représentatives de l'école
• Participer à l'organisation et à la logistique des événements (manifestations, rendez-vous)
• Gérer l'organisation, l'archivage et le classement documentaire

Missions secondaires :

• Réaliser des actes des gestion sur SIFAC
• Participer aux actions pour le recrutement de nos élèves sur le cycle préparatoire, le cycle ingénieur et l’apprentissage
• Participer à la préparation et l’organisation des différentes manifestations de l’école : Cérémonie de remise des diplômes, Journées portes ouvertes, préparation des documentations de l’école pour les salons, forum, JPO,…

Connaissance, savoir :

• Connaissance en droit du travail et droit administratif
• Connaissance des statuts, règlementations et procédures de gestion des personnels de la fonction publique
• Connaissance des finances publiques
• Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
• Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires

Savoir-faire :

• Rechercher de l’information, la vérifier et la classer
• Capacité à s’investir dans des projets
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (dont SIFAC)
• Participer à la mise en œuvre d’une démarche qualité

Savoir-être :

• Avoir le sens des contacts, le sens de l’écoute et être diplomate
• Capacités à organiser son travail, hiérarchiser et gérer les priorités
• Savoir travailler en mode collaboratif avec d’autres services et entités et coordonner des procédures
• Sens de la confidentialité, de la disponibilité et de la discrétion
• Polyvalence et capacité d’adaptation
• Aptitude à travailler en équipe et avec différents interlocuteurs
• Grande disponibilité afin de faire face aux situations d’urgence