Assistant de gestion administrative et financière (H/F)

Au sein de la Direction des affaires juridiques et du contentieux, l'assistant(e) de direction est placé sous l'autorité du Chef de service et est chargé(e) d'apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et de suivi des dossiers de la Direction.
Il sera en contact régulier avec les différents services, élus et, administrations et entités partenaires, prestataires ; cabinet d'avocats, notaires Commissaire de Justice et administrés.

ACTIVITÉS PRINCIPALES ADMINISTRATION GÉNÉRALE
• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction.
• Organiser les réunions de service de la Direction, les réunions de travail avec les différents services, les rendez-vous avec les interlocuteurs extérieurs à Troyes Champagne Métropole.
• Gestion du courrier (GED, papier, etc.).
• Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions.
• Gérer, en lien avec la Direction des Moyens Généraux, la commande de fournitures, papier et les impressions spécifiques de la Direction.
• Collecte, classement et archivage de documents administratifs et juridiques
• Préparer la mise en forme des formalités administratives et des procédures juridiques.
• Gérer les publications aux seins des annonces légales obligatoire ou volontaires (appel à manifestations d'intérêts, publications à caractère économiques, etc.).
• Animer et suivre la diffusion d'informations (internes ou externes, ateliers à mettre en place, etc.) portés par la Direction des Affaires Juridiques.
• Participer à la gestion des actes communautaires (contrôle de légalité, rendu exécutoire, etc.) en lien avec le service en charge de cette dernière.

AFFAIRES JURIDIQUES ET CONTENTIEUX
• Assurer la conclusion et le suivi des conventions d'honoraires avec les différents avocats, sur la base des modèle-types élaborés par la Direction des affaires juridiques.
• Assurer le paiement des factures d'avocats et le suivi des dépenses/recettes contentieuses.
• Assister la Direction dans le cadre de la gestion « administrative » des dossiers contentieux (appels téléphoniques, courriers simples, Télérecours, etc.).
• Préparer et suivre les dossiers de vidéoprotection (faire le lien avec la Préfecture et les services pour les demandes d'installation de nouvelles caméras, pour l'actualisation des arrêtés d'habilitation, etc.) en lien avec le Chef de service.
• Gérer et suivre, en lien avec le Chef de service, les questions non juridiques relatives aux gens du voyage dont notamment la gestion du tableau de suivi des occupations illicites du territoire communautaire, etc.).

ASSURANCES
• Assurer un suivi et une intégration, dans les agendas des convocations à expertises ou audiences en cas de sinistres.
• Assister la Direction dans le cadre du traitement « administratif » des dossiers (rédaction courriers simples, relance services, administrés, assureurs, etc.).
• Procéder à l'émission des titres de recettes, en lien avec la Direction des Finances de TCM propres à chaque sinistre d'assurance.
• Établir les décisions d'indemnisation et d'acceptation des offres d'indemnités en matière assurantielle.
• Assurer le suivi et le paiement des cotisations relatives aux contrats d'assurances communautaires.
• Assistance de la Direction lors des expertises (assurance – contentieux).

COMMISSIONS CONSULTATIVES DES SERVICES PUBLICS LOCAUX (CCSPL)
• Préparer, en lien direct avec le Chef de service Affaires juridiques et contentieux, les séances de la Commission Consultative des Services Publics Locaux de Troyes Champagne Métropole (environ deux par an) : convocation des membres, sollicitation des rapports auprès des services et prestataires communautaires, réaliser les dossiers de séances, etc.
• Organiser et suivre, en lien direct avec le Chef de service Affaires juridiques et contentieux, les séances de la CCPSL.
• Établir le compte-rendu/procès-verbal à l'issue de chaque séance et transmettre aux membres de la CCPSL, les réponses aux différentes demandes et interrogations survenues en cours de séance.

BUDGET DE LA DIRECTION
• Établir, suivre et gérer le Budget de la Direction, en lien avec le Chef de service.
• Établir et tenir à jour les tableaux de suivi des dépenses et recettes de la Direction.
• Participer à l'établissement du budget rectificatif en vue du vote du Budget Supplémentaire en cours d'année.
• Traiter des problématiques financières en lien avec l'activité de la Direction, soulevées par la Direction des Finances ou la Trésorerie Publique (P503, etc.).

ACTIVITÉS ANNEXES • Élaborer, suivre et tenir à jour les tableaux des dépenses / recettes de la Direction par thématique (assurances, contentieux, juridiques, etc.) En lien avec la Direction des Finances et, le Chef de service et le Directeur des Affaires Juridiques.

MODALITÉS ET CONTRAINTES DU POSTE • Un roulement entre collègues est assuré pour une présence permanente sur les créneaux horaires d'ouverture.
• Disponibilité demandée lors des pics d'activités ou face à des urgences.
• L'espace de travail sera situé au sein d'un bureau partagé.

SAVOIRS • Une complémentarité et une forte solidarité entre les collègues est attendue afin d'assurer la bonne marche et la continuité du service.
• Attachement aux valeurs du service public.
• Expérience administrative souhaitée.
• Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, PowerPoint.
• Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales et en comptabilité.

SAVOIR-FAIRE • Rigueur, autonomie.
• Sens de l'organisation.
• Esprit de synthèse.
• Excellentes qualités rédactionnelles exigées.
• Maîtrise orale de la langue française.
• Capacité à évaluer l'urgence d'une demande.

SAVOIR-ÊTRE • Profonde implication dans les tâches confiées.
• Force de proposition.
• Diplomatie.
• Sens du relationnel et du travail en équipe.
• Respect de la hiérarchie.
• Disponibilité.
• Qualité de réserve.