Assistant de formation continue F/H

Sous l'autorité de la responsable de service, vous devrez assurer l'ensemble des actes relevant de la gestion administrative des formations et de la relation avec les stagiaires (accueil, constitution de dossiers, saisie de tableaux de bord de suivi, aide aux autres agents en charge des scolarités), dans le respect de la réglementation et des procédures internes de l'institut, pour les formations qui vous sont confiées. Vous devrez porter des dossiers ou des projets transversaux pour le service ou l'institut.
Gestion matérielle et administrative de parcours de formation
Vous assurez la gestion administrative courante quotidienne d'un portefeuille de formations : planification des cours, traitement des absences, commandes de reprographie, organisation des examens et des soutenances de mémoires, suivi des conventions de stages, saisie des notes, édition de Procès-Verbaux de délibération, tenue des archives ;
Vous assurez également la gestion administrative des enseignants et des intervenants externes : planning des enseignements, suivi et déclaration heures d'enseignements ;
Vous organisez, alimentez et mettez à jour des bases de données relatives à la gestion des parcours confiés en utilisant les systèmes d'information ;
Vous gérez les opérations d'admissibilité et d'admission lors des candidatures et alimentez des tableaux de bord ;
Vous assurez l'accueil et l'information des stagiaires, enseignants et intervenants extérieurs
Appliquer les procédures et contrôler les échéances
Activités associées :
Vous participez à l'amélioration continue et à la démarche qualité du service et de l'institut : préparation des dossiers numériques de certification sur la base des référentiels dédiés ;
Vous participez activement à l'organisation et au suivi des jurys de délibérations, des conseils de perfectionnement et aux enquêtes de satisfaction ;
Vous participez à l'organisation des manifestations dédiées aux stagiaires et aux formations (salons, JPO, réunion de rentrée, conférences) ;

Titulaire du baccalauréat, vous avez une première expérience dans le domaine de la formation et/ou en gestion administrative.
Vous possédez des connaissances sur l'environnement universitaire.
Vous êtes à l'aise avec l'appropriation de logiciels et savez manier la suite Office (Excel notamment).
Vous avez le goût du travail rigoureux et faites preuve de réactivité quand cela est nécessaire.
Vous avez une appétence pour le travail en équipe et savez collaborer de manière constructive.
Doté/Dotée d'un bon sens relationnel, vous avez le sens du service et savez être à l'écoute de votre interlocuteur.

Vous vous reconnaissez ? Alors, candidatez !
Plus d'informations  :
Vous rejoignez une équipe où collaboration est au cœur de son fonctionnement, ainsi les idées et les prises d'initiatives sont toujours les bienvenues !
Conditions de travail liées au poste : disponibilité, pics d'activités en fonction des périodes du calendrier annuel ; présence possible le samedi, au regard des nécessités de service.
Basé à Bordeaux - accès tram A (Jardin Botanique) bus, vélo.
CDD de 24 mois à partir du 01/10/2024 au 30/09/2026
Salaire mensuel brut selon profil et expérience : à partir de 2 000 € à 2 435 €
Avantages liés au poste  :
·       50 jours de congés annuels dès la première année
·       Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde
·       Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
·       Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels 
·       Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
·       Parcours d'accueil et formations
Processus de recrutement  : après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !