Assistant de Direction pédagogique H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de la Faculté des Sciences d’Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l’organisation de tous les enseignements de formation initiale et continue, hors formation doctorale : Licences, Masters, DU qui conduisent à une sortie professionnelle qualifiante ou à l’entrée dans une formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des acteurs dédiés aux formations de l’Université Paris-Saclay (Licences de l’université ou de l’Ecole Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate Schools).

L’agent·e travaille directement avec la Directrice Administrative, la Directrice Administrative Adjointe mais aussi avec les membres de l'équipe. Il/Elle prend particulièrement en charge les activités liées à la pédagogie et peut être amené·e à intervenir dans d'autres domaines en fonction des besoins.

Missions principales de l’agent·e : 

      - Suivi de la commission de la pédagogie :

• Préparation des dossiers à présenter (demandes d’habilitation et d’accréditation, les projets de nouveaux enseignements, les modalités de contrôle des connaissances, les appels à projets pédagogiques)
• Envoi des convocations, rédaction des comptes rendus et diffusion
• Appui à la gestion des conventions de formation
• Organisation de la semaine de rentrée des 1ères années sous la direction de la cheffe de projet rentrée licences, à savoir la Responsable du Pôle Pédagogie Licences 1 et 2.

      - Organisation de manifestations orientés « Partage – pédagogie » tel que le colloque JLU (journée liaison Lycée-Université), interface entre les différents acteurs (services internes, services centraux, Rectorat, lycées…) en étroite collaboration avec le/la/les chargé.e.s de missions

      - Mise en place des enquêtes ou outils nécessaires pour analyser certaines activités en collaboration avec le/la/les chargé·e·s de missions.

      - Communication/diffusion :

• Création et mise à jour des différents supports de diffusion (listes sur serveur, tableur Excel, mailing listes…)
• Mise à jour du site internet et des pages Ecampus de la Division en lien avec la Direction, la scolarité et autres services
• Rédaction des messages destinés à l’affichage dynamique sur écran
• Aide à la conception visuelle de documents

     - Correspondant administratif pour l’évaluation des enseignements :

• Création des questionnaires, gestion de leur diffusion, relance des étudiants·es à l’aide du logiciel SPHINX
• Assister le chargé de mission Evaluation des enseignements et participer aux groupes de travail et comités de pilotage
• En conformité avec les directives du COPIL de l’Université, mettre en place les outils de collecte des questionnaires, le traitement et la synthèse des résultats ; collecter les informations ; analyser et synthétiser les résultats et les présenter de façon claire et accessible

• Assurer la gestion du courrier, téléphone, messageries (personnelle et générique), plannings, calendriers partagés
• Accueillir et informer les personnels et les usagers
• Traiter les dossiers d'ordre administratif, organiser et alimenter les bases de données
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
• Assurer le secrétariat et les comptes rendus des commissions et conseils
• Classement/Archivage

• Partager ses connaissances et mobiliser ses compétences relatives à l’environnement, aux outils, aux procédures
• Mise en place des enquêtes ou outils nécessaires pour analyser certaines activités

Véritable interface des différents interlocuteurs internes et externes, l’agent·e participe à l’organisation des manifestations organisées par la Division et au fonctionnement des différents services (semaine de rentrée, journées portes ouvertes, concours…).

Connaissance, savoir :

• Connaitre l’organisation générale des formations de l’Enseignement Supérieur
• Savoir gérer des projets
• Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
• Connaître la langue anglaise (niveau A1 à A2)

Savoir-faire :

• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
• Planifier le travail et les échéances, hiérarchiser et gérer les priorités, travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Savoir apprécier le degré d'urgence et d'importance des dossiers ou situations dont l'agent·e est saisi
• Maîtriser les techniques de communication et les outils de gestion
• Organiser le classement et la conservation des documents et des informations traitées
• Savoir rédiger et mettre en forme des documents administratifs (notes, tableaux ...)
• Savoir recueillir l’information, la présenter au supérieur hiérarchique et la diffuser

Savoir-être :

• Savoir s'adapter à une Direction collégiale
• Savoir travailler en équipe
• Faire preuve d’organisation, d’autonomie, d’adaptation et d’anticipation
• Rigueur (organisation et méthode, réponse adaptée à la demande)
• Attrait pour des fonctions polyvalentes
• Discrétion, réserve, ponctualité
• Avoir le sens du relationnel et de l’accueil
• Capacité à assurer la continuité du service