Assistant de Direction H/F

REJOINDRE UNIVERSITÉ PARIS CITE

Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.

Labellisée Idex depuis, Université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.

Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.

Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris.

Rejoindre Université Paris Cité c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.

L’assistant.e de direction a pour mission de participer à la pré- instruction, l’instruction et le suivi de l’ensemble des dossiers que gère le.la directeur.trice général.e de la Faculté. Il.elle assiste également le.la Doyen.ne sur l’organisation des Conseils de Faculté, des élections, séminaires et événements de la Faculté.

À ce titre, il.elle s’assure de la cohérence de l’instruction des dossiers en lien avec l’ensemble des acteurs impliqués, dans le cadre du schéma directeur de la Faculté et en conformité avec la démarche qualité de la direction générale.

Il.elle prend une part active à la construction des processus de gestion de la Faculté, dans le contexte du fonctionnement de l’université Paris Cité et de ses facultés. Il.elle est l’interface active et permanente entre la hiérarchie et les différents interlocuteurs, en interne comme en externe. Il.elle joue un rôle de facilitateur au sein de la Direction et participe au
bon climat de celle-ci.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Organiser :

• Gestion des agendas du Doyen et du DGD
• Élaboration des calendriers semestriels des instances et des réunions
• Conseil de Faculté (préparation logistique des salles)
• Réunions, gestion des sondages, événements et séminaires pour les équipes de la Faculté
• Participation à l’organisation d’événements en lien avec l’équipe décanale
• Gestion administrative et budgétaire des événements : dans le respect des règles et process de l’Université : gestion des demandes de devis, de l’établissement des bons de commande et du suivi des réceptions dans des échéances contraintes
• Assure la coordination du département assistanat de direction

Rechercher, collecter les informations :

• Préparer les dossiers ainsi que les supports de communication utilisés pour les réunions
• Etablir des documents de synthèse en fonction des demandes du DGD
• Etablir les listes d’actions à suivre suite aux réunions (Comop)

Communiquer :

• Mise à jour des organigrammes et mise en ligne régulière sur le site de la Faculté
• Veille active à la mise à jour des listes des compositions des instances et des noms des agents de la Faculté sur site internet (recherche des informations)
• Recherche et mise à disposition de documents utiles à la Faculté, accessible à tous, sur le cloud
• Assure la cohérence et la circulation de l'information, communique avec les services de la structure et les partenaires extérieurs, notamment via des outils de travail collaboratif

Elaborer :

• Suivi d’actions
• Tableaux de bords, bilans et statistiques

Apprécier :

• Gérer les besoins de la structure en termes de matériels et affectation des bureaux - commandes de fournitures
• Gestion du cloud pour les usagers, en relation avec le correspondant informatique

Participer :

• Participation en tant que besoin au Conseil de Faculté, participation aux réunions RA- CSA et les directeurs de pôle

Résoudre :

• Ecouter les demandes des agents
• Apprécier les requêtes
• Orienter vers des solutions
• Apporter des réponses

Proposer des axes d’amélioration pour :

• Les méthodes de travail
• Le cadre de vie
• L’utilisation des matériels
• Améliorer le fonctionnement de la structure dans le cadre de la démarche qualité de la direction générale

Instruire :

• Des dossiers complexes en vérifiant la conformité règlementaire (confiés par le directeur général délégué et le Doyen)

Connaissances:

- Gestion administrative

- Normes rédactionnelles

- Bureautique, outils informatiques, pack office

- Méthode de classement et d’archivage

- Modalités d’accueil

- Techniques de prise de notes

- Techniques de numérisation

- Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, webconférences…)

Savoir-faire – Compétences opérationnelles:

- Construire un dossier professionnel - Suivre l’évolution d’un dossier professionnel

- Concevoir un tableau de bord

- Réaliser un suivi d’activité

- Organiser les activités de communication

- Réaliser un suivi administratif du personnel

- Organiser la logistique des recrutements de la Faculté

- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons

- Coordonner les activités de l’équipe d’assistantes de la Faculté

Savoir-être – Compétences comportementales:
Rédaction, organisation, autonomie, gestion des priorités, rigueur, confidentialité, réactivité et adaptabilité, bon relationnel, à l’écoute, sens du travail en équipe, état d’esprit positif :

- Savoir organiser son activité en autonomie en tenant compte des priorités, des contraintes et des échéances

- Savoir travailler dans l’urgence et respecter les délais

- Savoir travailler sur plusieurs tâches simultanément- Être rigoureuse, réactive et autonome

- Disposer de facultés d'adaptation, d'écoute, d'analyse et de synthèse - Avoir une bonne aisance relationnelle

- Garantir la confidentialité des informations et des données

- Avoir le sens de l’écoute, de la diplomatie

- Savoir rendre compte et être force de proposition

- Avoir le sens des responsabilités

- Savoir rendre compte

- Savoir travailler en équipe