Assistant de direction (H/F)

L'assistant du Directeur Général Adjoint (DGA) du Pôle des solidarités (PDS) fait le lien entre les services, la direction générale et les partenaires externes.
Il met en œuvre l'organisation du travail du DGA et du directeur de l'action sociale de proximité (DASP) : organisation de l'agenda du DGA et du DASP (organisation des RDV et gestion des invitations électroniques, préparation et organisation logistique de ces événements professionnels), accueil téléphonique et physique des RDV, suivi rigoureux des échéances avec tableau de suivi partagé, assurer les liaisons internes et externes nécessaires au bon fonctionnement du service ( en interne: directeurs et chefs de service, chargés de mission, lien étroit avec le cabinet du Président et les assistants de direction de la collectivité, lien avec les élus du Conseil départemental / en externe : relation avec les élus du territoire, organismes et institutions dont les missions s'articulent avec celles du PDS, les usagers, les associations).
Activités principales du poste
· Appui fonctionnel DGA/DASP
Organiser le temps professionnel du DGA et du DASP : tenue du planning, rappel et suivi des informations importantes, organisation des déplacements.
Organiser les réunions institutionnelles du DGA et du DASP : assurer l'organisation pratique, tenir et actualiser les listings officiels (partenaires, invités pour un événement,...)
Gérer l'accueil physique et téléphonique
Réceptionner, enregistrer et transmettre le courrier de la Direction du pôle et assurer le suivi des échéances liées à ces correspondances interne ou externe.
Suivre le courrier numéroté concernant le Pôle des solidarités de manière partagée avec l'assistant du Directeur Général des services et veiller au respect des échéances, de manière cohérente et avec le souci de la gestion des priorités.
Réaliser et mettre en forme des documents (courriers, tableaux, supports de présentation, frappe de documents, prise de notes, préparation de support informatique), classer et archiver les dossiers papiers et dématérialisés.
· Appui aux élus
Organiser, planifier et assister aux réunions de la commission en charge des affaires sociales et de la santé : proposition de l'ordre du jour au DGA, des relevés de décisions, organisation matérielle, respect et suivi des délais de transmission des documents nécessaires, lien avec le service Assemblée, proposition du planning annuel des commissions, lien régulier avec les élus.
Organiser des rendez-vous, en lien avec les vice-présidents et les élus.
Enregistrer et suivre les subventions à caractère social – instruction et mandatement.
Animer le réseau des référents de l'outil AIRS DELIB pour le PDS.
· Activités transversales
Alimentation des tableaux de bord, gestion de la boite mail générique Solidarités et interlocuteur sur la gestion des mails de la boîte du Département de l'Aube, participation au groupe des assistants de direction, gestion des contraventions en lien avec le secrétariat du DGS

Diplôme et expérience souhaités
BTS Assistant de direction
Compétences et qualités requises
Très bonne maîtrise de Word, Excel, Powerpoint, des outils collaboratifs et partagés et des nouvelles technologies de communication, aptitude à la communication institutionnelle
Connaissance du champ de l'action médico-sociale
Bonnes qualités rédactionnelles et bonne orthographe
Respect des obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité
Bonnes qualités relationnelles
Autonomie et fiabilité dans l'organisation de travail qui intègre le rendu compte au directeur
Réactivité, dynamisme, prise d'initiative, anticipation
Sens du dialogue et de l'écoute, posture facilitatrice
Rigueur, organisation, disponibilité.

Avantages
Régime indemnitaire + prime annuelle
Télétravail possible jusqu'à 2 jours par semaine ou forfait annuel de 20 jours, sous réserve des contraintes du poste
Opportunités de formation et d'évolution professionnelle
Jusqu'à 25 jours de congés annuels (soit 5 semaines) et 23 jours de RTT pour 39h hebdomadaires
Compte Epargne Temps monétisable
Remboursement à hauteur de 75 % des frais de transports en commun ou parking gratuit (si poste à l'hôtel du Département)
Chèques déjeuners ou restaurant collectif avec participation employeur
Offre variée du comité d'œuvres sociales (chèques culture, allocations sportives et culturelles, billetterie pour les loisirs, prestations familiales...)
Contrat mutuelle et prévoyance avec participation de l'employeur


Poste ouvert au cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux. Candidature à adresser avant le 18 septembre 2025.
Si le candidat retenu n'a pas le statut de fonctionnaire, un CDD de un à trois ans pourra être proposé.
Ce poste est accessible à tout(e) candidat(e) remplissant les conditions du décret N° 96-1087 du 10 décembre 1996 portant application de la Loi du 10 juillet 1987 relative au recrutement des personnes handicapées par la voie contractuelle