Assistant de direction H/F

Les Archives nationales (AN), service à compétence nationale du ministère de la Culture, sont le plus grand centre d’archives d’Europe. Mémoire de la France, elles conservent et communiquent aux publics les archives de l’État depuis le Moyen Âge, celles des notaires parisiens et des archives privées d’intérêt national.

Elles contribuent à la connaissance de l’histoire et au partage des valeurs citoyennes auprès du grand public, en particulier des plus jeunes, par leurs expositions, publications et autres activités de médiation. Implantées à Pierrefitte-sur-Seine, siège de l'institution, et à Paris, dans le quadrilatère historique des Archives, au cœur du Marais, les AN comptent un effectif d’environ 500 agents.

Les grandes orientations stratégiques de l’institution sont développées dans le cadre de la Stratégie 2021-2025 des AN. La refondation de l'institution se poursuit avec l’ouverture en 2024 d’un restaurant administratif et la construction d’une extension à l’horizon 2027 sur le site pierrefittois, ou encore le schéma directeur des AN pour le site parisien comportant un important programme de restauration, réhabilitation et mise aux normes. De plus amples informations peuvent être obtenues sur le site internet des AN : http://www.archives-nationales.culture.gouv.fr

Au sein des Archives nationales, la direction du numérique et de la conservation (DINUC) est chargée, en lien avec les autres directions : de la conduite des grands projets numériques ; de la maîtrise d’ouvrage du système d’information, de la gestion des infrastructures de télécommunication, de l’assistance aux utilisateurs ; de l’administration et de la pérennisation des données et métadonnées des archives quel que soit leur support ; de la production des campagnes de numérisation des archives à des fins de préservation et de diffusion ; de la conservation matérielle préventive et curative des archives, des entrées et de la régie des fonds, des plans de prévention des risques ; de la valorisation et de la transmission des expertises scientifiques et techniques et des savoir-faire de ses champs de compétences.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement. Modalités de recrutement : les candidatures seront examinées collégialement par au moins 2 personnes formées au processus de recrutement. Tous les postes du Ministère de la culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.

Au sein de la direction du numérique et de la conservation, le département de la conservation assure la conservation matérielle, préventive et curative des archives, la gestion des espaces de conservation et la gestion des entrées. Le département de l’image et du son participe à la préservation et à la valorisation des archives qui lui sont confiées ; il se compose d’un atelier de photographie, un atelier audiovisuel et un pôle image chargé de la gestion des programmes de numérisation externalisés et de la médiathèque des AN.

Sous l'autorité des responsables de ces deux départements, l’assistant assure les missions suivantes :

•            Suivi des congés et autorisations d'absences de toutes natures, CET
•            Suivi des demandes de formation
•            Tenue du tableau mensuel de recensement des jours télétravaillés
•            Suivi des plannings des départements
•            Suivi et mise à jour des emplois du temps des cheffes de service
•            Organisation des réunions (invitations, réservations de salle)
•            Planning salle de lecture pour le pôle image (DIS)                               
•            Permanence téléphonique
•  Gestion de courriers
• Gestion des chronos des demandes d'engagement budgétaire
• Gestion des relances des fournisseurs
• Suivi des commandes de matériel et de fournitures
• Gestion des fournitures de bureau pour les deux départements
• Classement et archivage des dossiers des départements
• Participation aux réunions de service, rédaction des comptes rendus
• Diverses tâches administratives et logistiques inhérentes à la vie des départements

Conditions particulières d’exercice : L’assistant de direction peut être amené à suppléer ponctuellement la deuxième assistante de la DINUC en cas de besoin. Il doit faire preuve de polyvalence.

Télétravail : Oui

Encadrement d’équipe : Non

Le poste fait l’objet d’une publication sur le site Choisir le service public (CSP – référence n°2024-1545971).

Aucune candidature déposée sur le site emploi public ne sera étudiée

Profil de secrétaire administratif confirmé pour la gestion d’une cinquantaine d’agents en ressources humaines de proximité et pour les besoins administratifs courants.

Compétences techniques :

Maîtrise des outils bureautiques
Connaissances des structures administratives du Ministère
Capacité à utiliser de nouveaux outils informatiques

Savoir-faire :

Sens de l’organisation
Réactivité et souplesse
Adaptabilité
Rigueur
Polyvalence
Force de proposition
Autonomie

Compétences comportementales :

Discrétion et respect des règles de confidentialité
Sens du contact et de la communication

Niveau d’expérience minimum requis : Confirmé

Niveau d’études/diplômes requis : Niveau 4 : Baccalauréat