Assistant de Direction H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

L’UMR CNRS 8612 a pour objectif principal de concevoir de nouveaux systèmes pharmaceutiques pour la délivrance contrôlée et l’administration des médicaments. Elle développe particulièrement des nanomédicaments et des méthodes de diagnostic.

L’agent sera placé sous l’autorité hiérarchique de la Directrice d’Unité, l’agent travaillera également en étroite collaboration avec le service administratif

Missions principales de l’agent :

• secrétariat de la directrice et vice-directeur
• gestion de l’agenda et des déplacements de la directrice
• gestion et traitement du courrier de l’Unité (arrivée, départ)
• accueil et orientation des visiteurs et personnels de l’Unité, gestion des accès au laboratoire
• organiser la communication relative aux procédures de gestion des ressources humaines (recrutements, mobilité, concours, avancements, retraites, formation…)
• communication et diffusion de l’information en interne et externe
• participation aux conseils de Laboratoire, rédaction et diffusion des compte-rendu
• responsable de l’organisation et de la logistique des réunions, séminaires, journées de l’unité
• création, organisation et alimentation de bases de données internes à l’unité (excel, access, google drive…)
• veille sur les appels d’offres et information émanant des tutelles CNRS et Université Paris Saclay
• accompagner la gestion et actualisation du site WEB de l’Unité
• gestion du classement et de l'archivage des pièces administratives (attestations, certificats administratifs, compte rendus de réunions, bilans, procès-verbaux…)
• coordination, élaboration et rédaction du rapport annuel d’activité de l’Unité
• rédaction des annexes de la demande d’évaluation de l’unité pour l’HCERES

Connaissance, savoir :

• connaissance générale sur l’organisation, le fonctionnement et les circuits de décision de l’Unité, de l’Université Paris-Saclay et du CNRS et ses instituts
• connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
• connaissance générale des outils de communication actuels

Savoir-faire :

• savoir exploiter les systèmes d’information
• maîtrise des outils bureautiques et des outils de réunion en distanciel
• savoir planifier son activité et proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement de l’Unité
• excellent rédactionnel

Savoir-être :

• esprit d’initiative
• autonomie
• sens de l’organisation
• sens de l’accueil
• aptitude à la communication
• capacité de Travail en équipe
• discrétion