ASSISTANT DE DIRECTION GÉNÉRALE H/F - DIRECTION GENERALE ADJOINTE BATIMENTS ET EDUCATION

Intégrer le Département de la Haute-Savoie : opportunités de carrières et qualité de vie exceptionnelle ! Rejoignez le 1er employeur public de Haute-Savoie et participez aux actions quotidiennes en matière d'action sociale, de collège, de voirie départementale, de sport, d'environnement, de culture... au service de plus de 800 000 Haut-Savoyards ! Et si le prochain talent c'était vous ? Sous l'autorité de la Directrice Générale Adjointe Bâtiments et Education, assister la Direction afin d'optimiser la gestion de l'activité des cadres (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunion, accueil...). Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la Direction. Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques. Sous la responsabilité directe de la Directrice Générale Adjointe Bâtiments et Education, il s'agit, dans les domaines cités ci-après, de : Organisation de la vie professionnelle du cadre 
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre 
Rappeler les informations importantes et transmettre les messages 
Organiser les déplacements du cadre
Lors de réunions transversales à la Direction, organiser l'agenda du cadre en coordination avec les agendas des encadrants de la Direction*. Organisation et planification des réunions 
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre 
Monter les dossiers nécessaires au cadre 
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions 
Prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus et en assurer la diffusion Suivi des projets et activités de la direction 
Assurer l'interface avec les services et les instances de la collectivité, 
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, 
Renseigner des tableaux de suivi d'activités du service, 
Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi, 
Assurer une veille sur les thématiques de la structures Accueil téléphonique et physique au secrétariat 
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent Contraintes d'horaires pour finir un travail urgent

Connaissance du fonctionnement des collectivités locales Organisation et fonctionnement de la collectivité Techniques de secrétariat Très bonnes qualités rédactionnelles et connaissances de la langue française Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, tableaux de bord et outils de planification) Capacité à adapter son discours en fonction de son interlocuteur et savoir faire preuve de diplomatie Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément Rigueur et sens de l'organisation Respect des délais et capacité d'anticipation Capacité à gérer les urgences et à prioriser son travail Confidentialité et discrétion Capacité à gérer le stress et à répondre aux urgences Esprit d'initiative Capacité d'analyse et de synthèse Capacité d'écoute active Capacité à travailler seule et en équipe

- Poste à temps complet, 39h/semaine (25 jours de congés, 2 jours de fractionnement et 22 jours de RTT) - Rémunération statutaire à laquelle s'ajoute une indemnité de sujétions et d'expertise (IFSE) et un complément indemnitaire annuel (CIA) - Possibilité de télétravail - Titres restaurant d'une valeur faciale de 7,50€ (participation à hauteur de 4,50€ par la collectivité) - Comité des Œuvres Sociales (association permettant de bénéficier d'aides et de tarifs privilégiés : loisirs, vacances, aides individuelles et aux familles) - Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions) - Participation aux frais et abonnements de transports pour les trajets domicile-travail (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)