Assistant de direction F/H (réf. 2025-161)

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Assistant-e de Direction
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission :
Au sein de la direction de la recherche et de l'innovation (DR&I), l'assistant-e de direction est affecté(e) au bureau du budget et des ressources humaines de la structure :

• Assurer l'assistance technique, logistique et administrative de la direction
• Contribuer aux activités de coordination et de communication
• Contribuer aux activités du budget et des ressources humaines de la structure

Activités principales :

• Effectuer le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques
• Gérer les commandes d'achats : devis, bons de commandes, vérifications…
• Organiser les déplacements et les missions : réservation de transport et d'hébergement, édition des ordres de mission, états de frais…
• Préparer et organiser des réunions : convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, commandes des traiteurs, ...
• Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures
• Vous serez également amené.e à réaliser les tâches suivantes :
• Participer à la diffusion de l'information concernant les projets en interne et en externe
• Assurer l'interface avec les autres services administratifs
• Rédiger des courriers, des comptes rendus, des notes ...
• Mettre en place des conventions de stage, suivi des paiements des gratifications et des absences
• Archiver des documents

Outils spécifiques à l'activité :

• Sifac
• Smartdata

Encadrement : NON

Connaissances transversales requises :

• Bonne connaissance des techniques de secrétariat
• Utilisation des techniques de classement et d'archivage
• Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique
• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et de ses trois facultés sera un plus

Savoir-faire:

• Savoir trier et classer les informations
• Savoir hiérarchiser et prioriser les demandes
• Capacité à proposer des améliorations des procédures
• Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l'organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d'adaptation