Assistant de direction - F/H

La Direction des Ressources Humaines et de la Transformation (DRHT) est actuellement organisée de la manière suivante :

* Un département Développement RH, avec un pôle Recrutement et un pôle Accompagnement Professionnel et Développement des Compétences ;
* Un pôle Paie - Carrière (PPC);
* Un département Méthodes et Processus ;
* Un pôle Gestion Budgétaire et Administrative ;
* Un pôle Communication interne.

Six chargés de mission sont en charge de dossiers transversaux : dialogue social et droit social, contrôle de gestion RH, conseil en organisation, volets métier et fonctionnel des SIRHT, GPRH, inclusion - diversité - égalité professionnelle - QVCT.

Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice des ressources humaines et de la transformation, membre du Comité de direction d'IDFM, l'assistant-e a en charge :

* L'accueil physique, téléphonique et par courriel du secrétariat de la Directrice,
* La gestion de l'agenda de la Directrice et si besoin celui des managers de la direction,
* L'organisation et la préparation de réunions en lien avec les assistantes de la DG, des autres directions et/ou avec les partenaires internes ou externes,
* La rédaction/mise en forme de courriers, documents, comptes-rendus nécessaires au fonctionnement de la direction,
* La gestion du courriers (arrivée départ) avec le logiciel ELISE,
* Le suivi des courriers de la directrice,
* La gestion des fournitures et soutien logistique pour la direction,
* La gestion des demandes de congés et transmission des informations à la Directrice RHT
* La mise à jour de l'organigramme IDFM et des organigrammes par direction
* L'organisation des réunions des instances de dialogue social
* D'assurer la qualité des notes ou documents

En lien avec les autres départements /pôles de la direction :

* Appui au pôle communication interne et au département méthode et processus pour l'organisation d'évènements divers, y compris la recherche et la réservation de salles pour des réunions extérieures
* Participation à l'organisation des évènements internes de la direction, dont les moments de convivialité ou les accueils - intégration des nouveaux arrivants
* Appui aux équipes RH sur dossiers sensibles ou confidentiel.

Connaissances mobilisées :

* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, publipostage)
* Maîtrise des procédures administratives
* Techniques de secrétariat
* Classement et archivage
* Connaissance des instances de dialogue social et de l'environnement RH de la fonction publique territoriale

Compétences requises :

* Discrétion
* Excellente expression orale et rédactionnelle
* Esprit d'équipe et bon relationnel
* Anticiper, organiser, gérer
* Faire preuve de fiabilité
* Gérer le stress
* Rendre compte, alerter

Expérience :Expérience avérée d'assistanat de direction dans une structure dans la FPT.