Assistant de direction - F/H

Identification du poste

Intitulé du poste : Assistant.e de direction – F/H

Catégorie : B

Quotité d’affectation sur le poste : 100%

Contexte de travail

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse

Composante / Service : UFR SCIENCES ECONOMIQUES ET GESTION (SEG)

Composition du service (effectifs) : 20

Fonction d’encadrement : non

Rattachement hiérarchique : Directeur administratif (DA) de l’UFR SEG

Missions principales et description du poste

Missions

Activités

Appui à la direction de l’UFR

Gérer l’agenda de la direction et assister l’équipe de direction (directeur ou administrateur provisoire et directeur administratif) dans l’exercice de leurs responsabilités

Préparation et soutien de leurs différentes activités

Rédaction de courriers

Participation et établissement des comptes rendus du conseil d’UFR

Gestion du conseil d’UFR

Référent des élections au sein de l’UFR

Suivi des communications avec les services centraux (demandes de dérogation, PV de fraude, …)

Référent RH de l’UFR

Référent RH de l’UFR (ENS/VAC/BIATSS)

Suivi des services des enseignants titulaires

Organisation et gestion des comités de recrutement

Accueil et suivi des enseignants invités

Accueil des enseignants titulaires et vacataires (carte professionnelle, …)

Outils spécifiques à l’activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Word, Excel, Google agenda, HyperPlanning

et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel confirmé

Liaisons fonctionnelles

Liens avec d’autres postes ou services

Nature du lien

Présidence

DRH

Fonctionnel (courrier, signature contrats, PV de conseil)

Fonctionnel (transmission de différents courriers (cumuls, autorisations d’absence, congés)

Conditions de travail

• 53 jours de congés payés par an
• Remboursement 75% du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
• Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15€/mois
• Politique de formation interne développée
• Offre sportive et culturelle tout au long de l’année
• Restauration sur place avec subvention de l’université
• Comité de loisirs et d’action sociale : billetterie à tarifs préférentiels

Modalités de recrutement

Poste à pourvoir le plus rapidement possible.

Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD à hauteur de 1568,91€ nets/mois).

Candidatures (CV et lettre de motivation) via le lien/formulaire dans les meilleurs délais.

Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.

Compétences

Connaissances / Savoir

Maîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur

Organisation et fonctionnement de l’établissement

Savoir faire

Savoir organiser son espace de travail (physique et numérique)

Facilité rédactionnelle

Savoir rendre compte par écrit à son supérieur hiérarchique

Savoir être

Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe

Être disponible lors des pics d’activités et être réactif

Avoir un sens de l'analyse et être force de proposition

Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail

Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées