Assistant de Direction F/H

Rattaché au Directeur de cabinet de Monsieur le Maire, vous l'accompagnez dans la gestion quotidienne du cabinet.

A ce titre, vous :

Administratif :

• Vous veillez à l’accueil physique et téléphonique.
• Vous procédez au traitement du courrier.
• Vous gérez le calendrier des salles de réunion.
• Vous organisez des réunions et veillez à l'accueil des participants.
• Vous rédigez des comptes rendus de réunions.
• Vous assurez l’organisation et le suivi de l’activité du cabinet.
• Vous gérez la boîte e-mail du cabinet.
• Vous réalisez et suivez le tableau des permanences hebdomadaires des adjoints.
• Vous organisez des évènements (séminaires, réceptions, réunions externes, évènements ponctuels).
• Vous réalisez les tâches nécessaires à la préparation du conseil municipal auprès des collaborateurs de Monsieur le Maire.
• Vous apportez votre support au Directeur de cabinet (agenda, courrier, etc.).
• Vous apportez votre support aux collaborateurs sur l’organisation de plusieurs séquences (jeunes diplômés, séminaires des élus, accueil de délégations, etc.).
• Vous répondez aux affaires réservées.
• Vous gérez et négociez les contrats avec les prestataires.
• Vous procédez à diverses réservations (salles, etc.).
• Vous procédez aux commandes de fournitures et de consommables.
• Vous établissez divers documents.

Finance :

• Vous gérez les budgets COM – EVEN – DEMOC (devis, facturations, suivi des lignes budgétaires, respect des marchés publics).
• Vous gérez la régie d’avance du cabinet.
• Vous saisissez les bons de commande et les factures.

Votre profil :

• De formation Bac +2 minimum, vous justifiez d'au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire
• dans un environnement exigeant,
• Vous êtes pro-actif, autonome et dynamique,
• Vous avez l'esprit d’équipe et appréciez le travail en équipe,
• Vous êtes reconnu pour votre polyvalence, votre rigueur et votre sens de l'organisation,
• Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques,
• Vous faîtes preuve d’un réel sens politique,
• Vous possédez une bonne connaissance des collectivités locales.