Assistant de direction DGS F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, techniques, sociaux et de santé. Son budget est de 700 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, sciences & ingénierie, et santé disposant chacune d’une importante marge de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre, sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir aux Services Centraux Universitaires : http://www.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

La Direction générale des services rassemble la directrice générale des services et quatre directeurs généraux des services adjoints qui coordonnent chacun un pôle de directions parmi les 22 directions de niveau interfacultaire. La DGS travaille en étroite collaboration avec les directions générales des trois facultés et la présidence de l’université.

Localisation :  DIRECTION GÉNÉRALE DES SERVICES

Sorbonne Université - 4 place Jussieu - 75005 Paris

Fonctions : Assistant de Direction DGS F/H

Emploi-type : J4C42 - Technicien(ne) en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J - Gestion et Pilotage

MISSIONS :

Placé(e) auprès du/de la Directeur/trice Générale des Services et des directeurs généraux des services adjoints, l'assistant(e) de direction a pour mission de les assister dans l'exécution de leurs activités et d'en optimiser la gestion.

Il ou elle devra travailler en interaction avec le secrétariat de la Présidence, avec les secrétariats des facultés et avec les différentes directions de l’université.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

• Gestion des agendas, organisation des rendez-vous et des réunions et suivi des demandes de la DGS et des DGS adjoints ;
• Accueil téléphonique, accueil et orientation des visiteurs ;
• Suivi des demandes adressées à la direction générale des services par des interlocuteurs externes ou internes à Sorbonne Université ;
• Préparation de dossiers en vue des réunions politiques et administratives ;
• Rédaction de courriers et de comptes-rendus de réunions ;
• Archivage de documents et des dossiers ;
• Gestion de la bonne circulation des parapheurs (enregistrement, mise en œuvre des documents, relecture...) ;
• Commandes de fournitures et de diverses prestations (café d’accueil…) et création des diverses prestations ;
• Gestion financière de la direction générale des services et de la direction des affaires juridiques institutionnelles ;
• Organisation de réunions et prises de rendez-vous pour la direction des affaires juridiques et institutionnelles ;
• Participation pour la DGS à l’organisation logistique d’événements institutionnels.

Conduite de projets : Non

Encadrement : Non

Conditions particulières d'exercice :

Travail sous la responsabilité de la ou du chargé(e) de mission de la direction générale des services.

Le secrétariat de la DGS est composé de deux assistant(e)s de direction et en l’absence d’un ou d’une des deux assistant(e)s, l’autre le ou la remplace sur ses missions et activités.

Les fonctions d’assistant(e) de la DGS requièrent une discrétion professionnelle exemplaire en raison du caractère parfois sensibles des dossiers et un excellent relationnel avec l’ensemble des interlocuteurs de la directions générale des services.

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur en France
• Connaissance générale des procédures administratives
• Connaissance des techniques de secrétariat

Savoir-faire :

• Savoir organiser et planifier ses activités
• Savoir s'exprimer oralement et rédiger à l'écrit avec aisance

Savoir-être :

• Excellent relationnel
• Organisation
• Rigueur
• Réactivité
• Disponibilité
• Discrétion
• Autonomie