Assistant de direction Collège des écoles doctorales F/H

Dans ce contexte, nous recrutons un∙e assistant∙e de direction, dont les activités se déclinent sur plusieurs axes :

# Gestion administrative en appui à l'équipe de direction du collège
• Gérer les plannings et agendas de l'équipe de direction (directeur, DAF)
• Gérer le courrier, les messageries et les réservations de salles de réunion
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs (internes et externes) et répondre aux demandes d'informations
• Assurer l'accueil des nouveaux agents et coordination de leur arrivée
• Assurer la coordination du lien entre les directions des écoles doctorales et la direction
• Être en soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité et des manifestations (rentrée solennelle, cérémonie des docteurs, prix de thèse)
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
• Suivre le circuit de signature des documents et leur archivage
• Mettre à jour et le suivre des tableaux de bord nécessaires à l'équipe de direction
• Assister la direction dans la préparation et le suivi des dossiers techniques
• Mettre en forme des documents


# Gestion des activités liées à la vie institutionnelle du collège
• Organiser les bureaux et différents conseils : convocations, ordres du jour, documents et supports
• Rédiger les procès-verbaux/comptes-rendus des instances et mettre en forme les délibérations
• Organiser les élections en lien avec la direction des affaires juridiques
• Veiller à la mise à jour des statuts du collège et des écoles doctorales


# Gestion financière du budget de fonctionnement du collège
• Procéder aux opérations d'engagement juridique, à l'établissement des services faits jusqu'à leur mandatement
• Établir les devis et effectuer le suivi de facturation
• Assurer le suivi du budget et appuyer la direction pour la construction du BR et du BI
• Appliquer la réglementation et les procédures internes de l'établissement en matière de gestion financière et de commande publique
• Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables

Vos atouts / vos talents :
Titulaire d'un diplôme niveau BAC minimum, vous êtes formé∙e dans le domaine de la gestion administrative (ou finance).
Idéalement, vous avez une première expérience dans une fonction similaire.
Pour occuper ce poste :
• Vous détenez des qualités relationnelles et rédactionnelles
• Vous faites preuve de rigueur, savez anticiper, alerter et travailler en équipe avec de multiples interlocuteurs
• Vous maîtrisez l'anglais (écrit, lu, parlé)
• Vous connaissez le fonctionnement d'un établissement public, en particulier universitaire et la réglementation qui s'y applique.


Plus d'informations :
En rejoignant le Collège des écoles doctorales de l'Université de Bordeaux, vous serez placé∙e sous l'autorité hiérarchique du/de la directeur/trice administratif/ve et financier/ère.
Basé à Talence - accès tram Peixotto (arrêt de tram ligne B) bus, vélo, parking du personnel.
CDD de 12 mois à compter du 1er juin 2025
Salaire mensuel brut : 2000 € à 2229 € selon expérience


Avantages liés au poste :
50 jours de congés annuels dès la première année
Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde
Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
Restauration subventionnée
Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
Parcours d'accueil et formations


Processus de recrutement : après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !