Assistant de direction – Action sociale et handicap H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de la DRH, le Service Social et d’Action Sociale et handicap en faveur du personnel de l’Université Paris-Sud/Paris-Saclay, participe activement à l’évolution de la politique sociale de l’établissement, et assure la conduite d’action visant à aider les agents en difficulté. Il est spécialisé dans l'écoute, le conseil, le soutien, l'accompagnement des personnels afin de favoriser leur insertion, leur réussite individuelle et sociale. L’agent·e est sous la responsabilité du responsable du service sociale et d’action sociale.

Missions principales de l’agent :

• Assurer le secrétariat du Service social et d’Action Sociale du personnel, en lien avec la Conseillère Technique de service social
• Informer les agent·es sur les dispositifs d’accompagnement et d’action sociale (les prestations, les chèques CESU, la SRIAS, etc…)
• Instruire les demandes de dossiers d’action sociale en faveur du personnel et participation à la politique d’action sociale de l’établissement
• Assurer le traitement des factures du service en lien avec les directions concernées
• Assurer toute la gestion administrative du service
• Assister le correspondant handicap sur toutes les actions en lien avec le handicap

Nous assurons les missions suivantes pour les agents de l’Université Paris-Saclay, sur 3 pôles pour 4600 agents.

1) Le social :

• Accueil, écoute, orientation, des agents en difficulté sociale de toute nature

Gestion administrative et budgétaire

• Transmission des écrits pour les synthèses de suivi à la conseillère technique de service social pour validation
• Participation à l’élaboration du budget du service
• Commande et gestion des chèques de service
• Participation à l’élaboration du rapport d’activité de l’université
• Organisation de la Commission Universitaire d’Action Sociale (CUAS)

Communication interne et animation

• Mise en ligne sur l'intranet de l’université des dossiers de prestations téléchargeables et suivi des modifications tout au long de l’année
• Préparation et envoi de publipostages concernant les prestations internes et externes à l’Université, tout au long de l’année
• Mettre à jour annuellement le guide (octobre de chaque année)

Participation au projet de la structure

• Contribuer à l’analyse de l’environnement de l’unité ou du service avec l’équipe du service social
• Proposer des projets pour l’action de l’unité ou du service
• Participer aux réunions de l’équipe du service social

Projets transversaux

• Se faire connaître au sein de l’Université Paris-Saclay, périmètre employeur
• Représenter en cas de nécessité absolue la conseillère technique de service social auprès des instances
• Participation à la mise en place et gestion des conventions et marché pour la conseillère en économie sociale et familiale

Relations et communication de proximité

• Comprendre les demandes des familles et orienter vers des solutions les mieux adaptées
• Participation à la mise à jour de nombreux supports de communication dont le « guide de l’action sociale, culturelle et sportive » (mis à jour annuellement depuis sa création en 2017)
• Présentation en l’absence de la conseillère technique de service social des bilans de l'action sociale en F3 SCT

2) L’action sociale

• Appliquer la politique d’action sociale de l’établissement sous couvert de la conseillère technique de service social
• Participation au réseau Paris-Saclay avec les responsables d'action sociale des établissements partenaires
• Participation à la mise en œuvre des prestations d’action sociale et harmonisation avec les établissements partenaires
• Gestion des dossiers d’action sociale dans son intégralité (de la réception du dossier au paiement de la prestation à l’agent)
• Gestion du budget d’action sociale, dont le budget social (aides financières et chèques services)
• Participation à la mise en place et gestion de projet (ex : amélioration ouverture plus large des conditions d'attribution des actions, en faveur des personnels, Marché CESF, Crèche…)

3) Handicap

L’administratif 

• Participation à la mise en place et gestion des marchés (taxi)
• Gestion de la commission universitaire des personnels handicapés (CUPH)
• Participation de la gestion du budget handicap en lien avec la correspondante handicap

Le maintien dans l’emploi

• Accueil, écoute et orientation des agents BOE
• Gestion des commandes des aménagements de poste en lien avec le service médical

Autres missions :

•  Participation au réseau action sociale et handicap, des établissements partenaires Paris-Saclay

Connaissance, savoir :

• Connaissance des politiques sociales, des acteurs sociaux et des dispositifs d’aide sociale
• Connaissance des réglementations et des lois selon le champ d’intervention
• Maîtrise des principes et techniques de l’intervention sociale
• Maîtrise des techniques d’écoute et de communication
• Maîtrise des techniques rédactionnelles

Savoir-faire :

• Disponibilité, autonomie, dynamisme, sens de la communication et du dialogue
• Savoir s’organiser
• Aptitude à travailler en équipe
• Capacité à véhiculer une image positive, dynamique et efficace de l’université
• Savoir s’exprimer au quotidien en anglais
• Savoir rendre compte et alerter sa hiérarchie

Savoir-être :

• Qualités relationnelles
• Sens de l’écoute et de la communication
• Autonomie et organisation
• Esprit d’initiative
• Esprit pragmatique et méthodique
• Disponibilité
• Empathie
• Ouverture d’esprit
• Pédagogie et diplomatie
• Capacité à prendre du recul
• Esprit de synthèse et d’analyse