Assistant d'Accueil et de secrétariat

Le Crous Grenoble Alpes, établissement public administratif relevant du Ministère de l'enseignement supérieur et de la Recherche, agit au quotidien pour l'amélioration des conditions de vie des 100 000 étudiants de l'académie de Grenoble au travers de la gestion des aides directes (bourses sur critères sociaux, autres aides financières, accompagnement social), de l'hébergement et de la restauration étudiante, de l'action culturelle et l'appui aux initiatives étudiantes. Doté d'un budget de plus de 50 M€ (hors bourses sur critères sociaux), il compte 572 personnels, fonctionnaires et agents sous contrat de droit public, sur les cinq sites universitaires de Grenoble, Valence, Chambéry, le Bourget, Annecy. UNITE DE GESTION ANNECY

L'unité de gestion d'Annecy est mixte avec des activités en restauration et en hébergement, elle est composée de 4 résidences universitaires, de 3 cafétérias et d'un restaurant universitaire.

Placé(e) sous la responsabilité de la directrice adjointe de l'Unité de gestion d'Annecy vous accueillez le public et participez à l'administration et à la gestion de l'unité de gestion.

Activités principales :

• Veiller au bien-être des résidents,
• Contrôler l'accès des lieux,
• Veiller au respect du règlement intérieur,
• Assurer le standard
• Gérer les situations d'urgence
• Effectuer des comptes-rendus immédiats ou différés,
• Appliquer les règles en vigueur d'hygiène, de santé et de sécurité au travail,
• Participer à l'écoute des étudiants et la qualité de leur accueil,
• Suivi et gestion mensuelle des cartes d'accès et des clés,
• Traitement et/ou distribution du courrier réceptionné par l'accueil,
• Gestion des e-mails de la boîte de réception professionnelle individuelle,
• Gestion des e-mails de la boîte de réception de l'accueil,
• Assurer les états des lieux d'entrée et de sortie
• Traitement des pièces des dossiers locatifs sur les logiciels Ebail et H3Web,
• Gestion informatique des arrivées et départs
• Soutien aux résidents à la constitution de leurs dossiers,
• Délivrance d'attestations,
• Encaissement des loyers,
• Constatation des droits d'occupation et de prestation
• Accueil des entreprises extérieures, accompagnement, contrôle des clés confiées.
• Maintien de la planification des logements.
• Accueil et formation des vacataires.
• Participer à la sécurité des personnes et des biens
• érer les rendez-vous d'accueil
• Apporter une réponse de premier niveau sur les services du Crous (logement, bouses, restauration, service social, animation...) et de l'université

Missions transversales :

• Possibilité de participer au nettoyage des appartements ;
• Participe aux manifestations de communication et de promotion du Crous (JPO…)

Compétences techniques :



* Maîtrise des outils bureautiques, internet, intranet, logiciels métiers
* Connaissance des outils de communication et de gestion
* Maîtrise de l'expression écrite et orale
* Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité en vigueur
* Anglais, niveau intermédiaire



Compétences organisationnelles :



* Rigueur et organisation
* Gérer les imprévus
* Faire preuve de réactivité
* Autonomie tout en sachant alerter en cas de difficulté



Compétences relationnelles :



* Travail en équipe : coopération avec les autres agents, capacité à relayer les informations
* importantes, esprit d'entraide et partage des savoirs techniques
* Sens du service et de l'accueil (être disponible, courtois, à l'écoute)
* Professionnalisme en présence des usagers : ne pas importuner, déranger ou solliciter
* Inutilement les résidents
* Discrétion et réserve : adopter un comportement respectueux et neutre dans les espaces
* occupés



Conditions d'exercice de l'activité



Congés annuels pris en tenant compte des contraintes de l'activité Hébergement et de la continuité de service notamment en période de rentrée universitaire.

Dans le cadre de ses missions et lorsque la continuité du service est engagée, l'agent peut être appelé, dans la prolongation cohérente de ses activités principales, à se voir confier d'autres tâches.