ASSISTANT AFFAIRES INSTITUTIONNELLES (F/H)

Dans le cadre de la mise en oeuvre de la loi d'orientation des mobilités, le SYTRAL (Syndicat Mixte des Transports pour le Rhône et l'Agglomération Lyonnaise) est devenu au 1er janvier 2022 l'Autorité Organisatrice des Mobilités des Territoires Lyonnais, dénommée « SYTRAL Mobilités ». Désormais établissement public local à caractère administratif, ses missions couvrent un bassin de mobilité élargi comprenant 13 collectivités du Rhône, desservant 263 communes sur un territoire de plus de 1.8 million d'habitants. En plus des missions initiales d'organisation des services de transports réguliers (réseaux TCL, Libellule et Cars du Rhône), des services de transports scolaires (réseau Cars du Rhône), des services de transport à la demande (réseaux Libellule, Cars du Rhône, services Optibus) et de la liaison Rhône Express entre Lyon et l'aéroport Saint-Exupéry, SYTRAL Mobilités assure des missions de conseil, de coordination, de planification et d'animation du territoire en matière de mobilité. Son objectif majeur est d'offrir la meilleure offre transport pour les habitants et sa politique d'aménagement des transports urbains et interurbains repose sur un maillage territorial fort ainsi qu'une liaison entre les différents pôles d'activités. Sur le mandat 2021-2026, un plan d'investissement sans précédent de plus de 2,55 milliards d'euros est engagé pour développer massivement le réseau en infrastructures, en systèmes et en matériel roulant durable, afin de répondre à l'urgence climatique. SYTRAL Mobilités est un levier économique, social et durable de l'agglomération lyonnaise.     Participer, en lien étroit avec la Responsable du pôle juridique et la Juriste Affaires Institutionnelles, au pilotage et à la gestion de l'activité des Instances délibératives de SYTRAL Mobilités (Conseil d'Administration et Bureau Exécutif)
    Accompagner les agents dans la préparation administrative et matérielle des rapports soumis à l'approbation des Instances et accompagner les élus en amont des Instances (convocation, dossier, prise en main du logiciel de gestion des Instances...)
    Préparation et tenue des instances délibératives
    Assurer la partie logistique liée à la tenue des Instances (préparation salle du Conseil...) 
    Être référent(e) pour la gestion des adhésions de l'Établissement aux organismes extérieurs Missions liées à la tenue des Instances: 
    Préparation et gestion des Instances en collaboration avec la juriste Affaires Institutionnelles 
    Planifier les échéances de la procédure de préparation 
    Collecter les rapports transmis par les services et contrôler la forme rédactionnelle avant le contrôle de cohérence juridique fait par la juriste Affaires Institutionnelles 
    Préparer les ordres du jour, les catalogues de délibérations transmis à la DG et au Cabinet du Président 
    Établir et envoyer les convocations 
    Participer aux réunions préparatoires aux Instances (comité de direction dédié, réunions avec la Direction générale, ...) 
    Interlocuteur(trice) privilégié(e) des assistances administratives des élus 
    Contribuer à la sécurisation juridique des Instances en s'assurant, en amont et lors de l'Instance, du quorum 
    Préparer la feuille d'émargement et assurer l'émargement lors de l'Instance 
    S'assurer de la logistique liée à la tenue des Instances (préparer la salle, installer les micros, déposer les dossiers papier pour certains élus et le déroulé de séance du Président...) et s'assurer du fonctionnement optimal des outils informatiques auprès de l'Unité Informatique (rétroprojecteur, micros, ordinateur de présentation...) ainsi que de la préparation des boissons proposées lors des séances en lien avec le Pôle Moyens généraux Assurer le suivi des actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions):
    Préparer les délibérations et autres actes administratifs, en lien avec la Juriste Affaires Institutionnelles
    Préparer les actes pour la télétransmission au contrôle de légalité, en lien avec la Juriste Affaires Institutionnelles
    Assurer la publication (par le biais du site internet) et l'affichage des actes 
    Transmettre les délibérations aux Directions après le contrôle de légalité 
    Notifier certains actes aux collectivités partenaires et assurer le suivi 
    Centraliser le suivi et assurer la communication aux directions des numéros de décisions et d'arrêtés 
    Assurer la tenue du tableau de suivi des actes et consolider les archives en lien avec la mission Archives Assurer l'administration fonctionnelle de l'outil de gestion des Actes et des Instances, en lien avec la juriste Affaires Institutionnelles: 
    Créer et supprimer les accès utilisateurs et tenir la liste à jour des personnes 
    Animer des formations à l'attention des utilisateurs 
    Répondre aux « tickets » des utilisateurs 
    Créer des modes opératoires internes Suivre les évolutions de versions de l'outil, en lien avec le service informatique
    Créer des modes opératoires internes Suivre les évolutions de versions de l'outil, en lien avec le service informatique
Assurer le suivi de dossiers particuliers :
    Être le référent des adhésions de l'Établissement aux organismes extérieurs
Activités secondaires :     Assurer le suivi administratif des marchés Sténotypiste 
    Tenir à jour les pages du Sharepoint Affaires Institutionnelles et les pages Intranet

- Lieu : 21 Boulevard Vivier Merle 69003 LYON - à proximité de la gare Part-Dieu,
- Temps de travail : 35h (7h/j), 37h30 (7h30/j + 15 jours de RTT) ou 38h45 (7h45/j + 22 jours de RTT),
- Poste ouvert au télétravail jusqu'à 2 jours par semaine sans conditions d'ancienneté,
- Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE et CIA), prime de fin d'année, tickets-restaurant, adhésion au
Comité Social de la Métropole de Lyon (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides...), - Prise en charge partielle de la Mutuelle et du contrat collectif de prévoyance.

Savoir  
    Maitrise du fonctionnement d'un service Assemblées 
    Maitrise du fonctionnement des institutions publiques locales 
    Maitrise des enjeux liés au service Assemblées
    Très bonne maitrise de la langue française et des techniques rédactionnelles 
    Très bonne maitrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Sharepoint...) Savoir-faire 
    Savoir gérer les urgences 
    Savoir gérer ses priorités 
    Faire preuve d'anticipation 
    Grande capacité de réactivité 
    Savoir conduire des actions d'accompagnement (conseil, information,...) Savoir-être 
    Discrétion,
    Qualité relationnelle
    Méthode et Rigueur 
    Polyvalence 
    Disponibilité