Assistant administratif Master international et Relations Internationales H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

International Master M1 and M2 in « Development of Drugs and Health Products » (D2HP) : Accueil et formation d’étudiants internationaux dans le domaine du développement des médicaments et des produits de santé.

Service des Relations Internationales de la composante : développement à l’international de la Faculté de Pharmacie, Université Paris-Saclay.

Responsabilité fonctionnelle : Responsable Service Relations Internationales, Faculté de Pharmacie.

Responsabilité hiérarchique : Scolarité, Faculté de Pharmacie.

Missions principales de l’agent.e :

Activités administratives et gestion du budget du master D2HP

Gestion des candidatures des étudiants

• Réalisation des tableaux des candidatures M1 et M2 (tableaux Excel et plateformes administratives locales (Apogée, Inception…)
• Gestion / Programmation des interviews des candidats
• Envoi des certificats de préadmission
• Suivi du processus de pré-inscription et offre de services aux étudiants (aide au processus d’obtention d’un logement, visa / permis de séjour, supports financiers)
• Communication avec les étudiants candidats et leur accompagnement dans leurs démarches tout au long du process

Gestion des inscriptions au master D2HP (M1 et M2)

• Suivi et mise à jour des documents contractuels (suivi des bourses Campus France ou autres bourses spécifiques)
• Interface pour les paiements avec Campus France et les Ambassades
• Gestion du choix des options d’enseignement de l’année OTU (Optional Teaching Unit) (M1 et M2) et des axes d’enseignement du M2 D2HP

Suivi du master sur l’année

• Gestion des plannings M1 et M2
• Gestion de la plateforme Ecampus pour la partie M1 et M2 D2HP (scolarité, dépôts de documents…)
• Gestion des stages des étudiants sur le plan administratif
• Organisation des jurys de délibération
• Saisie des notes (Apogée), rédaction / édition des procès-verbaux et attestations de réussite
• Réponse aux sollicitations et interrogations des étudiants
• Planification des réunions mensuelles du master et rédaction de compte-rendu

Suivi des alumni D2HP

• Mise en place de tableaux de bord de suivi des étudiants inscrits au master D2HP M1 et M2
• Enquêtes régulières à envoyer aux anciens étudiants diplômés du master, mise en forme des résultats

Gestion financière du master D2HP

• Suivi du budget
• Demandes de devis et achats

Activités administratives et gestion du budget du Service des Relations Internationales

Assistante administrative du Service des Relations Internationales

• Gestion financière : budget, devis, achats, commandes
• Aide à l’organisation et la gestion du budget des programmes BIP (Blended Intensive Programme) européens

Actions de communication

• Gestion de sites web (site du master international, page de l’« international » du site de la Faculté de Pharmacie)
• Réseaux sociaux en collaboration avec le service communication de la Faculté de Pharmacie et la Graduate School HeaDS

Gestion de l’évènementiel

• Gestion des différents types d’évènements organisés dans l’année : symposium, accueil de délégations internationales, activités extra-académiques, workshop, activités pédagogiques… liés à l’activité du master D2HP et du Service des Relations Internationales

L’agent évoluera dans un contexte scientifique riche et stimulant tournée vers l’International. Le poste offre à la fois une expérience poussée en sciences humaines et sociales tout en offrant la possibilité d’une rigueur et d’une autonomie et autogestion dans son travail.

Connaissance, savoir :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir communiquer
• Faire preuve de pédagogie et de créativité
• Mettre en œuvre des procédures et des règles et les adapter à la situation
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Savoir communiquer à l’écrit comme à l’oral en anglais
• Savoir intégrer son activité dans le cadre des activités internationales (cadre des accords existants) et en relation avec les différents organes de fonctionnement à l’échelle des Relations Internationales, de la composante, la GS HeaDS, et la Direction des Relations Internationales et Européennes au niveau de l’Université Paris-Saclay

Savoir-faire :

• Utilisation des outils informatiques usuels (pack office complet et logiciels de gestion)
• Capacité rédactionnelle (attestation, lettre officielle) (français et anglais)
• Capacité à créer et automatiser les process dans un  but de rationalisation et d’efficacité dans son travail
• Liaisons fonctionnelles (Etudiants / Bureau du D2HP / Enseignants / Chercheurs / Enseignants-chercheurs) et avec les nombreux services de la Faculté de Pharmacie (Scolarité, Service financier, Service de la communication, Service informatique et Service des ressources humaines)
• Capacité à prioriser et hiérarchiser ses tâches

Savoir-être :

• Rigueur et organisation
• Leadership
• Initiative, adaptabilité, créativité et autonomie
• Qualités relationnelles, de dialogue et d’animation, diplomatie
• Sens du collectif
• Maîtrise de soi
• Discrétion et réserve sur ses activités
• Favoriser l’écoute active à l’empathie

PRISE DE POSTE LE 14 SEPTEMBRE 2026.

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) :

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développé à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique.

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.