Assistant administratif H/F

La Communauté d’Agglomération du Grand Avignon est un Etablissement Public de Coopération Intercommunale à fiscalité propre créée en 2001 qui compte aujourd’hui près de 650 agents et rassemble 16 communes sur 2 régions (Sud PACA et Occitanie) et 2 départements (Gard et Vaucluse).

Situé au cœur de la Provence, au carrefour des échanges nord/sud et est/ouest, à proximité du Luberon, des Alpilles et du Ventoux, avec 190 000 habitants, 31 000 entreprises, 87 200 emplois et près de 1.2 million de touristes chaque année, le Grand Avignon est un territoire à taille humaine, qui bénéficie d’une notoriété internationale fondée sur son patrimoine classé et son festival. Le dynamisme de ses filières économiques d’excellence (alimentation et ingrédients naturels, industries culturelles et créatives, activités aéronautiques…) positionne le Grand Avignon parmi les territoires les plus entreprenants, pour une croissance maîtrisée et durable.

La Communauté d’agglomération porte aujourd’hui les grands chantiers qui engagent l’avenir du Grand Avignon, autour d’un projet de territoire destiné à favoriser le développement harmonieux de ses communes membres : extension du tramway, restauration de l’Opéra, renouvellement urbain des quartiers en difficulté, Parc industriel du Plan, quartier Avignon Confluences…

Son siège se situe à Agroparc au cœur de notre pôle de compétitivité, sur la Commune d’Avignon.

Le Président du Grand Avignon est Monsieur Joël GUIN.

Le Conservatoire du Grand Avignon est un service de la Communauté d’Agglomération du Grand Avignon. Il accueille plus de 2 000 élèves et dispense un enseignement complet et diversifié dans trois spécialités : musique, danse et théâtre. Son activité pédagogique et artistique est reconnue par le label Conservatoire à Rayonnement Régional, délivré par le Ministère de la Culture depuis 2008.

Vous intégrerez une équipe de 150 agents, composée de professeurs ainsi que de personnels administratifs et techniques, et apporterez votre expertise administrative au service de l’activité pédagogique et artistique de l’établissement.

Essentiellement rattaché(e) au pôle danse, vous travaillerez sous la responsabilité de la directrice des études chorégraphiques et en étroite collaboration avec le secrétariat scolarité. Ce pôle, qui regroupe plus de 400 élèves, organise chaque année de nombreux cours, stages, événements et spectacles. Vous assurerez également le lien avec l’équipe administrative du Conservatoire ainsi qu’avec les services supports et ressources humaines du Grand Avignon.

Votre rôle consistera à assurer le suivi administratif quotidien du pôle danse et à accompagner la coordination entre les équipes pédagogiques et administratives. Vous contribuerez ainsi activement à la bonne organisation du pôle danse au sein d’une équipe dynamique d’enseignants et de personnels administratifs et techniques.

Vos missions : 

1/ Suivi des projets et activités du CRR :

• Prendre des notes et rédiger les comptes rendus
• Respecter les délais de transmission des documents
• Enregistrer et transmettre le courrier
• Suivre l'enveloppe budgétaire du pôle danse, demander des devis, livraisons et factures
• Suivre le calendrier de l’activité du pôle danse
• Aider à l’organisation logistique dans le cadre des représentations du pôle danse
• Assurer une permanence lors des manifestations et représentations du pôle danse
• Aider à l’organisation et au suivi des sorties pédagogiques des élèves
• Suivre les dossiers de bourses pour les élèves (DRAC)

2/ Collaboration avec la référente RH du CRR et les services du Grand Avignon :

• Etablir les variables de paye et les transmettre à la référente RH du CRR
• Suivre les remplacements ou les besoins temporaires (maladie, renfort de cours, intervenants extérieurs)
• Gérer et suivre les absences (arrêts maladie, autorisations d’absence, cumuls d’emploi, reports de cours, visites médicales…)
• Gérer et suivre les émargements des enseignants
• Etablir, suivre et transmettre les ordres de mission à la référente RH du CRR
• Suivre l’accueil des stagiaires (demandes, conventions, accueil dans le service)
• Rédiger les bordereaux de transmission
• Gérer le stock de l'économat du service (recenser les besoins en fournitures administratives et passer les commandes auprès du service concerné)
• Faire les demandes de devis en fonction des besoins de communication du pôle danse et en lien avec la cellule Communication du CRR
• Recenser les besoins informatiques
• Etablir les tickets GLPI et ATAL

3 / Aide ponctuelle à la scolarité :

• Vérifier les registres de présences, saisie des absences sur IMuse et envoyer des courriers, courriels ou appel téléphonique en fonction des modalités précisées dans le règlement intérieur
• Préparer des journées d’auditions (listes pour le jury; accueil des candidats)
• Transmettre au service finances du CRR les documents relatifs à la facturation ainsi que la facture ainsi que la remise des frais de dossier
• Etablir des documents divers (certificat de scolarité, carte scolaire, attestation de présence, diplôme, etc.)

Savoirs :

• Connaissance du fonctionnement administratif d’une collectivité
• Connaissance du fonctionnement des établissements d’enseignement artistique
• Connaissance des parcours d’études et du SNOP

Savoir-faire :

• Maîtrise de l'outil informatique et de la bureautique
• Organisation et planification du travail
• Maîtrise de l'accueil téléphonique et physique : savoir filtrer et transmettre les messages
• Aisance relationnelle et rédactionnelle 
• Connaissance en gestion RH (statut FPT)

Savoir-être :

• Rigueur
• Organisation
• Autonomie
• Réactivité, adaptation
• Sens des relations humaines
• Sens du travail en équipe
• Respect du fonctionnement de l’établissement
• Respect du devoir de réserve et des obligations de discrétion et de confidentialité

SPÉCIFICITÉS DU POSTE

• Horaires et travail de bureau

• Rythme de travail souple

• Cycle de travail imposé par le calendrier scolaire

• Pics d'activité en fonction des obligations du service (réunions, spectacles)

• Déplacements sur les différents sites (Ferruce, Leclerc, Le Pontet)

• Disponibilité par rapport à la directrice des études chorégraphiques