Assistant administratif H/F

L’université Paris-Saclay s’est dotée d’une direction de l’environnement de travail (DET) qui regroupe trois pôles, placés sous la responsabilité de la directrice générale des services adjointe missions transverses :

• un pôle dédié aux affaires générales : suivi des conventions, accueil, courrier, petite logistique
• un pôle dédié aux questions de mobilité et à la gestion du parc locatif
• un pôle consacré à la définition et à la mise en œuvre de la politique de développement soutenable de l’université

L’assistant.e administratif.ive doit être polyvalent.e. Il/Elle doit être apte à effectuer des tâches administratives et de gestion des contrats, à suivre un budget et à mettre en œuvre les évolutions dans les différents secteurs de son activité sous la responsabilité de la personne en charge du dossier. Son activité s’exerce dans le cadre de l’université Paris-Saclay, établissement expérimental qui se distingue notamment par son regroupement d’établissements composantes, d’universités et d’organismes de recherche.

Missions principales :

• Assurer en lien avec la responsable de pôle, un suivi des différents contrats et conventions d’intérêt général et liées aux affaires transverses de l’université
• Assurer en lien avec la responsable de pôle, le suivi de la gestion des véhicules et des vélos assistés dans les opérations de prêt
• Assurer en lien avec la responsable de pôle, le suivi des opérations liées aux autorisation d’occupations temporaires accordées aux start-ups et aux conventions d’occupations précaires sur le parc locatif de l’université

Missions secondaires :

• Gestion des stocks et commandes de fourniture
• Assistance à la préparation de réunion

Connaissance, savoir :

• Connaître les missions et l’environnement institutionnel de l’université Paris-Saclay
• Bonnes connaissances de Word, Excel et PPT

Savoir-faire :

• Aptitude à travailler en équipe et en réseau
• Capacité à véhiculer une image positive, dynamique et efficace de l’université
• Savoir rendre compte et alerter sa hiérarchie

Savoir-être :  

• Disponibilité, autonomie, dynamisme, sens de la communication et du dialogue
• Être organisé et volontaire
• Être discret, sérieux et efficace
• Avoir le sens de la diplomatie