Assistant administratif F/H

Accueil et information
• Vous accueillez, informez et orientez les étudiants sur tous les aspects de la vie universitaire.
• Vous réceptionnez, enregistrez et distribuez le courrier du service.
• Vous mettez à jour la documentation disponible pour les étudiants.
• Vous êtes en relation avec les partenaires sociaux (assistantes sociales, CROUS, etc.) pour répondre aux besoins des usagers.
Appui aux dispositifs étudiants
• Vous accompagnez les étudiants dans leurs démarches liées au Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Étudiantes (FSDIE) : vous traitez les demandes d'aide sociale ou d'exonération, préparez les commissions, rédigez les relevés de conclusion et en assurez la notification.
• Vous contribuez à l'organisation des événements portés par le Conseil de la Vie de Campus (CVC) et assurez la rédaction des procès-verbaux.
Soutien logistique et administratif
• Vous participez à la logistique des événements étudiants, notamment ceux de la rentrée universitaire ou des sorties pour les étudiants internationaux.
• Vous saisissez et mettez à jour les bases de données administratives.
• Vous rédigez et mettez en forme différents documents administratifs (courriers, rapports, certificats...) et en assurez la diffusion.
• Vous appliquez les procédures et la réglementation en vigueur dans votre domaine.
• Vous classez et archivez les documents du service.
• Vous travaillez en collaboration avec l'équipe du BVE et les différents partenaires internes de l'université.
Contexte et spécificités du poste:
Au sein de la Direction de la Vie Universitaire, le Bureau de la Vie Étudiante (BVE) de Pessac contribue activement à l'animation des campus et à l'amélioration des conditions de vie des étudiants. En lien avec de nombreux services internes (CROUS, assistantes sociales, scolarités, communication, etc.), le BVE intervient au plus près des usagers pour mettre en œuvre la politique vie étudiante de l'établissement.
L'équipe locale est composée de quatre agents (catégories A à C) et régulièrement renforcée par des emplois étudiants.
Le poste nécessite une présence physique sur le campus de Pessac, des déplacements occasionnels dans la métropole, ainsi qu'une disponibilité ponctuelle en soirée pour accompagner certains événements étudiants. Les congés sont à privilégier pendant les vacances universitaires. Le télétravail n'est pas compatible avec les exigences de la fonction.

Dans ce poste, vous mobilisez des compétences à la fois techniques, relationnelles et organisationnelles. Vous êtes capable de vous adapter à un environnement universitaire dynamique et à un public étudiant diversifié.
Vos connaissances
• Vous maîtrisez les techniques de communication, d'accueil physique et téléphonique, ainsi que l'élaboration de documents.
• Vous comprenez les enjeux et dispositifs liés à la vie étudiante, les réseaux professionnels de l'environnement universitaire, et faites preuve d'une bonne culture internet.
• Vous êtes en mesure d'appliquer les procédures spécifiques au champ d'intervention.
Vos savoir-faire
• Vous travaillez efficacement en équipe, tout en sachant faire preuve d'autonomie.
• Vous savez rendre compte de votre activité de manière claire et structurée.
• Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook...) et êtes capable d'utiliser ou d'apprendre rapidement les logiciels spécifiques à l'activité.
• Vous rédigez des rapports ou documents avec précision.
• Vous êtes attentif·ve à la qualité de l'accueil des publics et à la transmission d'informations utiles.
Vos qualités personnelles
• Vous disposez d'un excellent sens relationnel, alliant diplomatie et fermeté dans vos échanges.
• Votre organisation, votre réactivité et votre souci de la confidentialité vous permettent de gérer efficacement des situations variées.


Plus d'informations :
Basé à Pessac - accès tram B (arrêt Montaigne - Montesquieu) bus, vélo.
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels.
Si contractuel:
CDD de 12 mois.
Rémunération mensuelle brute entre 1 925 € et 2 020 € selon profil et expérience et selon grilles des agents contractuels Université de Bordeaux (prime contractuelle incluse).
Avantages liés au poste :
• 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d'arrivée)
• Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Possibilité de parking du personnel
• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
• Parcours d'accueil et formations


Processus de recrutement :
Après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé(e) de recrutement.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !