Assistant administratif du service technique et logistique H/F

Au sein de l’université Paris Saclay, l’IUT d’Orsay représente un pôle de formation de référence dans les secteurs de la chimie, de l’informatique et des mesures physiques. Doté de plateformes  technologiques de pointe, il accueille 1 200 étudiants répartis en formation initiale, en formation par apprentissage et en formation continue. Depuis 50 ans, l’IUT d’Orsay entretient des relations privilégiées avec les entreprises autour des stages et des formations en alternance.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le service technique et logistique a pour mission d’entretenir 19685M² de bâtiment et 1,5Ha d’espaces verts. L’IUT est concerné par un projet de rénovation élaboré en lien avec la Direction du patrimoine de l’université. Le service est également sollicité pour des missions de logistique (préparation d’évènements…).

Sous l’autorité du/de la responsable du service, l’assistant·e administratif·ve intervient sur le domaine du service pour la consultation des entreprises selon les besoins de l’IUT pour l’établissement des devis, des propositions de commande, le suivi des commandes, des interventions et livraisons, des factures, selon le planning du service et les indications du responsable.

Missions principales de l’agent·e :

• Assurer la consultation des entreprises selon les besoins de l’IUT et les procédures d’achats Dans ce cadre, l’assistant·e intervient également en support pour la chargée Hygiène et Sécurité et le technicien Audiovisuel sur la base des devis préparés par eux
• Établir les propositions de commande
• Réaliser le suivi des commandes, des livraisons, des services faits et des factures
• Assurer le suivi budgétaire du service, en lien avec le service financier de l’IUT (enveloppe d’environ 600 000 €)
• Assurer le suivi du prestataire de ménage (prestations de base / demandes spécifiques / réalisation / rdv périodiques)
• Centraliser les informations pour la planification des interventions en lien avec le responsable, et le cas échéant la chargée Hygiène et Sécurité et le technicien Audiovisuel
• Veiller à la préparation du RTESR (remontées de données patrimoniales et financières au ministère), en lien avec le/la responsable de service, la Direction du patrimoine de l’université et les services de l’IUT concernés
• Actualiser dans le logiciel dédié (Abyla) la répartition des demandes d’intervention selon l’organisation convenue avec le/la responsable de service
• Représenter le service dans certaines réunions avec rédaction des comptes rendus le cas échéant

Connaissance, savoir :

• Connaissance générale de l’environnement enseignement supérieur et recherche et de l’organisation générale et le fonctionnement de l’établissement et de ses composantes
• Techniques d’accueil téléphonique et physique
• Connaissance générale des différents corps de métiers du bâtiment.
• Connaissance des règles de l’achat public
• Utilisation des logiciels de la composante : ABYLA, emplois du temps sur VT…– formations possibles

Savoir-faire :

• Savoir utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ..)
• Utiliser les outils bureautiques (Word et Excel)
• Savoir s’exprimer correctement oralement ou par écrit
• Savoir s’organiser, anticiper, respecter les délais
• Savoir rendre compte
• Gérer les situations d'urgence
• Gérer les relations avec les interlocuteurs
• Participer à la sécurité des personnes et des locaux
• Maîtriser les techniques de négociation
• Gérer un budget

Savoir-être :

• Sens de l’organisation
• Esprit d’équipe
• Diplomatie
• Patience
• Discrétion
• Sens de l’accueil