Assistant administratif à mi temps H/F

• La faculté de Médecine :

Ouverte en 1980, la Faculté de médecine de l'université Paris-Saclay est l'une des 6 facultés de médecine d'Ile de France. Elle forme des étudiants·es au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel et contribue par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, à l'avancée sur la connaissance au service des patients·es.

La Faculté de médecine compte :

• 7000 étudiants·es
• 300 enseignants-chercheurs/enseignantes-chercheuses
• 150 personnels BIATSS

Outre les études médicales initiales, la Faculté propose plusieurs MASTERS, 3 Ecoles doctorales, plus de 100 DU dans le cadre de la Formation continue, un département de soins infirmiers avec 7 IFSI rattachés, un département universitaire de formation en kinésithérapie, un institut de formation des manipulateurs radio, un Institut de formation supérieure biomédicale IFSBM, un centre d'enseignement par simulation.

Ses hôpitaux de rattachement sont :

• L'hôpital du Kremlin-Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre)
• L'hôpital Paul Brousse (Villejuif)
• L'hôpital Antoine Béclère (Clamart)
• Le Centre de Lutte Contre le Cancer Gustave Roussy (Villejuif)

Dans le domaine de la recherche, la Faculté compte 25 unités de recherche, 1 structure fédérative de recherche, 1 UMS, 1 LabEX...

• Présentation du service de rattachement :

Le département Formation Médicale Continue (FMC) de la Faculté de Médecine Paris-Saclay propose des formations pour les professionnels de santé sous différents formats :  Diplômes Nationaux (Licence, Master), Diplômes Universitaires (DU-DIU), cycles et écoles, formations courtes, DPC, et accompagne les équipes pédagogiques à une amélioration continue de ses formations dans le respect des critères de la norme QUALIOPI.

Le département FMC assure également l’inscription et le suivi administratif des stagiaires participant aux formations.

Du fait du réseau des hôpitaux conventionnés avec la Faculté de Médecine Paris-Saclay, le département FMC vous offre un large éventail de formations en santé. https://www.medecine.universite-paris-saclay.fr/formations/formation-continue

• Missions principales de l'agent·e :

Placé·e sous l'autorité du responsable du département de la formation médicale continue, le/la gestionnaire administratif·ve devra assurer les activités de gestion administrative générale au sein du département de la formation médicale continue.

• Participer au pilotage de la campagne d’habilitation : vérifier les pièces de dossiers des formations existantes ou en création, gérer et suivre les conventions de partenariat, effectuer un suivi via des outils informatiques.
• Collecter, traiter, contrôler et conserver des informations dans un ou des domaines d’activité de la FMC :
  • Alimenter et comparer des bases de données,
  • Implémenter la politique tarifaire et mettre à jour des budgets
  • Renseigner les tableaux de bords
• Contribuer à la mise en œuvre de la communication autour de l’offre de formation médicale continue : plaquettes ou supports relatifs au catalogue de formation, mise à jour des outils numériques de communication, formalisation d’enquêtes.
• Utiliser l’IA de façon appropriée dans une démarche de développement de la FMC (veille réglementaire, benchmark...)
• Contribuer à la planification, le déploiement, l’amélioration et le contrôle de la démarche qualité en FC
• Assister à la gestion et au suivi administratif des différentes activités du service FMC
• Autres tâches en lien avec les projets portés par la FMC

Connaissance, savoir :

• Travailler en mode projet et l’ingénierie de projets
• Techniques de gestion administratives
• Aisance avec les outils informatiques de gestion, Excel, les logiciels d’enquêtes.
• Avoir une connaissance générale du système éducatif de l’enseignement supérieur et de la diversité des publics (stagiaires, employeurs, enseignants, partenaires, équipes pédagogiques)
• Avoir des notions de base de la réglementation de la formation continue du secteur santé, connaissance des processus de normes Qualité serait un plus.
• Utiliser les bases de données, les logiciels courants de bureautique et logiciels de mise en forme
• Être doté d’aisance rédactionnelle et communicationnelle à l’oral, qualité d’expression, participer à des réunions et prendre la parole, ouverture d’esprit
• Rechercher l'information, l’analyser, la vérifier et la classer
• Actualiser et vérifier l’information à donner
• Développement à l’international : anglais nécessaire en compréhension orale et rédaction : niveau B2

Savoir-être :

• Qualité relationnelle, écoute
• Rigueur, organisation, planification et polyvalence
• Curiosité intellectuelle
• Capacité d’adaptation, de travail en équipe ou en autonomie
• Être vecteur d'initiatives dans le cadre de ses attributions