Archiviste chargé du suivi de services de la Ville de Troyes et de Troyes Champagne Métropole (H/F)

MISSION - RAISON D'ÊTRE • En tant qu'archiviste chargé du suivi des services de Troyes et de Troyes Champagne Métropole : assurer l'ensemble du suivi (visites des services, rédaction des tableaux de gestion et chartes d'archivage, organisation du préarchivage), du traitement – classement et conditionnement – et de la communication des archives contemporaines produites par les directions et services de la ville de Troyes et de Troyes Champagne Métropole (gestion des relations avec les producteurs, suivi du pré-archivage, des versements, classement ou suivi des classements internes et externes, suivi des communications administratives, recherches par correspondance) dans les domaines suivants : 
• Cabinet du Maire ;
• Administration générale ;
• Finances ;
• Bâtiments ;
• Services techniques ;
• Environnement ;
• Centre municipal d'action sociale ;
• Service aux habitants.

 Ponctuellement, participer aux activités du service Valorisation culturelle et pédagogique.
• En tant que membre de l'équipe de la salle de lecture : assurer une permanence régulière à la présidence de la salle de lecture – ½ journée hebdomadaire en temps normal, de 2 à 3 ½ journées en période de congés scolaires ou en cas d'absences au sein de l'équipe.
• En tant que membre de l'équipe d'accueil : assurer le remplacement ponctuel des membres permanents de l'équipe d'accueil, notamment lors des pauses méridiennes, ainsi qu'en période de congés scolaires ou en cas d'absences au sein de l'équipe.

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES Archiviste, chargé du suivi des services de Troyes et de Troyes Champagne Métropole
Pour les services producteurs définis ci-dessus, et sous la responsabilité directe du directeur des Archives et du Patrimoine, en charge du suivi des archives des collectivités territoriales :
• Programmer les visites des services producteurs ;
• Assurer l'ensemble des relations avec les producteurs : prise de contact, élaboration et suivi du dossier du producteur, élaboration des chartes d'archivage ou tableau de gestion, en lien avec l'e-archiviste, responsable des archives électroniques, organisation et suivi du préarchivage, des versements et des éliminations ;
• Organiser et mettre à jour le plan de traitement des archives versées, en déterminant notamment les priorités et les modes de classement – en interne ou en externe ;
• Assurer le classement ou le suivi du classement – en interne ou en externe – des archives versées :
• tri, rédaction des éventuels bordereaux d'élimination, rédaction des instruments de recherche conformément aux normes en vigueur, conditionnement, etc. ;
• encadrement technique des archivistes assurant les classements : stagiaires ou alternant, membres de l'équipe du prestataire chargé des opérations externalisées ;

• Assurer le suivi des dossiers des services producteurs et versants ;
• Assurer la veille juridique, les communications administratives et les recherches par correspondance ;
• Participer ponctuellement à la préparation, à l'encadrement et à l'animation des ateliers du service éducatif et aux visites organisés aux Archives départementales ; assurer, selon les besoins du service Valorisation culturelle et pédagogique, les recherches documentaires nécessaires à l'élaboration des ateliers du service éducatif.

Membre de l'équipe de la salle de lecture
• Assurer l'orientation des lecteurs : utilisation des instruments de recherche (papier ou en ligne), du progiciel Thot et des ouvrages disponibles en salle de lecture, accompagnement dans l'utilisation du matériel de numérisation, etc. ;
• Assurer la communication des documents d'archives, en lien avec l'équipe de magasinage et à l'aide du progiciel Thot ;
• Veiller à la sécurité et à l'état sanitaire des documents transitant par la salle de lecture : « ronde » régulière en salle de lecture, signalement des dégradations éventuelles constatées sur les documents, etc.

Membre de l'équipe d'accueil
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, la première orientation des lecteurs et usagers des Archives, l'inscription des lecteurs et la transmission des consignes à respecter en salle de lecture.
 
RELATIONS PROFESSIONNELLES INTERNE
• Ensemble des collègues de la direction des Archives et du Patrimoine ;
• Relations plus étroites avec le directeur-adjoint et l'équipe « Archives des collectivités territoriales » ;
• Collègues du Conseil départemental, de la ville de Troyes et de Troyes Champagne Métropole.
 
EXTERNE
• Services producteurs de Troyes Champagne Métropole, de la ville de Troyes et de leurs établissements publics respectifs ;
• Service interministériel des Archives de France (formation, suivi des procédures de dérogation pour les fonds dépendant de sa responsabilité, etc.) ;
• Association des archivistes français.
 
PUBLIC / USAGERS
• Lecteurs ;
• Visiteurs occasionnels des Archives.
 
SPÉCIFICITÉS • Déplacements réguliers vers les services de la Ville de Troyes et de Troyes Champagne et leurs locaux de préarchivage.
• Conduite de véhicules de service.
• Astreinte à l'accueil et en salle de lecture.

CAPACITÉS / COMPÉTENCES REQUISES DIPLÔMES - TECHNIQUE
• Connaissance en archivistique ;
• Maitrise du progiciel Thot ;
• Excel ;
• Word.
 
RELATIONNELLES
• Goût pour le travail d'équipe et le partage des compétences ;
• Capacité d'organisation et de gestion du temps de travail.