Appariteur / Agent de loge H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Les appariteurs·trices logistiques de la Division des Formations et de la Pédagogie assurent l’ensemble des fonctions logistiques dans les bâtiments d’enseignement et le bâtiment dédié aux colloques dans le périmètre de la Division, répartis sur deux grands pôles géographiques du Campus d’Orsay.

L’appariteur·trice apporte son concours au bon fonctionnement logistique et technique des enseignements et des services de la Division, à l’exclusion des enseignements de travaux pratiques.

Placé·e sous l’autorité hiérarchique du chef du service Logistique, elle/il contribue à l’accueil et à l’orientation du public et participe à la sécurité des biens et des personnes.

Mission accueil / loge :

• Réception du courrier, des livraisons, orientation et renseignements des usagers, gestion de l’affichage
• Réception des appels téléphoniques et re-direction vers les personnes ad ’hoc, de même pour la messagerie électronique
• Gestion des formalités d’accès, notamment des barrières et plots

Assistance à l’enseignement ou à la logistique d’un bâtiment :

• Ouvrir les bâtiments et/ou s’assurer du bon fonctionnement du logiciel d’accès
• Gérer l’ouverture et la fermeture des salles (fermeture obligatoire des salles inoccupées), dans le cadre d’un planning et dans le respect des règles de sécurité définies en s’assurant notamment de l’évacuation des personnes, de l’extinction des lumières et de la fermeture des fenêtres
• Assurer la gestion des clés
• Accompagner, si besoin, les utilisateurs des locaux dans les salles et les amphis, répondre à leurs demandes
• Préparer les salles de cours, ranger le matériel (tables et chaises), remettre en place et reconfigurer les salles en fonction du planning des enseignements
• S’assurer que l’aménagement des salles, la disposition du mobilier, le nombre de chaises et de tables est conforme au besoin des enseignements ou des manifestations (colloques, conseils, séminaires…) et correspond aux règles liées à la sécurité des personnes,
• Approvisionner les salles en fournitures (craies, tampons, feutres…), nettoyer les tableaux et les chaires tous les jours, et les tampons régulièrement
• Réaliser des inventaires du matériel et des fournitures
• Centraliser le matériel informatique et audiovisuel, en assurer la distribution/le prêt et le retour
• Installer le matériel informatique et audiovisuel nécessaire, veiller à son bon fonctionnement, entretenir le matériel
• Signaler les dysfonctionnements (anomalies au planning des cours, sanitaires, dégradations, problème de …) par écrit, en rendre compte et apporter les réponses appropriées
• Veiller à la non dégradation du matériel prêté en rappelant les conditions d’utilisation
• Participer à la préparation et au déroulement : des examens en lien avec les secrétariats pédagogiques et des concours en lien avec le Pôle PASS/LAS et/ou la Direction de la Division
• et concours en lien avec les services scolarité
• Participer à l’accueil et l’orientation des étudiants·es en période d’inscription

Mission logistique et entretien :

• Assurer un contrôle régulier des salles et des amphis (éclairage, stores, état du mobilier et des matériels), faire des rondes de surveillance des locaux
• Assurer des interventions de premier niveau en cas d’incident (locaux, matériels, mobiliers…) :
• Faire les demandes auprès du service technique (STIL) via la plateforme abylaweb.u-psud.fr
• Entretenir les mobiliers et matériels (hors prestations externalisées)
• Participer aux opérations de maintien de la propreté des locaux et des abords immédiats des bâtiments (nettoyage ponctuel si nécessaire ou sablage en cas d’intempéries).
• Apporter un soutien logistique à l’organisation des évènements (colloques, animations…)

Soutien à la sécurité des biens et des personnes :

• Assurer une surveillance générale au quotidien : contrôle des accès des bâtiments et des équipements, de la circulation des biens et surveillance visuelle des flux de personnes
• Surveiller les tableaux de contrôle (alarme incendie)
• Alerter les services ou instances compétentes en cas de danger imminent, alerter et guider les secours, effectuer les interventions de première urgence en matière d’hygiène et de sécurité
• Participer aux exercices de sécurité et d’évacuation des personnels et usagers et aux actions de prévention
• Tenir à disposition le registre de sécurité

Connaissance, savoir :

• Avoir des notions sur la sécurité des personnes et des biens dans des établissements recevant du public
• Connaissances générales : accueil, entretien, courrier
• Notions de base sur les différents matériels d’alarme et le fonctionnement des appareils audiovisuels.
• Connaissance du fonctionnement et de l’organisation du site, de la spécificité des locaux

Savoir-faire :

• Accueillir et savoir prendre des messages
• S’informer du planning des enseignements, des événements et des manifestations,
• Savoir rendre compte des anomalies ou des dysfonctionnements rencontrés,
• Mettre en œuvre les procédures du service, respecter les consignes données et les plannings,
• Savoir analyser et gérer rapidement des demandes d’informations
• Savoir travailler en équipe, respecter et appliquer les consignes
• Savoir utiliser le logiciel de planning des salles (consultation), l’annuaire de l’établissement, la messagerie

Savoir-être :

• Posséder un excellent sens de l’accueil et une bonne présentation
• Ponctualité, disponibilité, rigueur et réserve.
• Sens de l’organisation