AGENT DE GESTION ADMINISTRATIVE (H/F)

L'agent de gestion administrative sera en charge de la gestion administrative pour 2 sites :
- Le Pôle Départemental de Médecine Sportive ou PDMS basé à l'hôpital de Longjumeau (les mardis, mercredis et jeudis), pour lequel le public sera majoritairement des patients sportifs dont sportifs de haut niveau,
- Le Stade Départemental R. BOBIN basé à Bondoufle (les lundis et vendredis), pour lequel le public sera des usagers (partenaires, associations, établissements scolaires, collectivités...).

Ses missions :
- Accueillir, orienter, renseigner le public, par téléphone ou physiquement,
- Planifier les interventions, examens, rendez-vous médicaux réalisés par les médecins du PDMS,
- Planifier les évènements qui se déroulent au stade et faire le lien avec la direction de la communication pour en assurer la promotion,
- Assurer la gestion administrative de premier niveau du stade et de ses équipements : traiter le courrier et la facturation, établir les conventions de mise à disposition...
- Recueillir les informations et les pièces administratives nécessaires à la constitution des dossiers des patients, les saisir dans le logiciel et les transmettre (pour la facturation et la prise en charge),
- Assurer le suivi des heures de vacation des médecins,
- Gérer les plannings de congés des agents pour le stade, et assurer l'intérim de l'assistante de direction si besoin,
- Compléter les tableaux permettant le suivi des activités et l'élaboration de statistiques pour les 2 sites
- Participer au suivi du budget, aux recensements des besoins d'achats et aux marchés publics

Vous disposez d'une expérience significative en secrétariat médical et maitrisez à la fois la réglementation liée à la gestion des dossiers patients, les connaissances nécessaires (terminologie médicale) et les attendus en termes de positionnement pour ce poste (confidentialité, discrétion, secret médical).

Vous maitrisez les techniques de secrétariat telles que l'accueil, la rédaction de documents (courriers, comptes rendus), le classement, l'archivage, la saisie de données, la gestion de plannings. Vous êtes à l'aise avec l'outil bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, indispensables et idéalement AirDelib, Grand Angle, Octime, BO...) et avez un bon niveau en orthographe, syntaxe, grammaire.

Vous vous adaptez facilement et prenez facilement des initiatives. Vous êtes à l'aise pour communiquer avec différents interlocuteurs. Vous gérez vos dossiers avec rigueur et méthode. Vous savez respecter la confidentialité et faites preuve de discrétion.

Vous savez rendre compte, identifier les urgences et interpeller si nécessaire.

Le poste étant basé sur 2 sites dont les enjeux sont très différents, il nécessite une grande autonomie et une forte capacité d'adaptation (au contexte, à l'environnement, aux missions et aux interlocuteurs).

L'exercice des activités du poste nécessite des déplacements dans le département, le permis B est indispensable.