Agent d’accueil et de gestion administrative affaires générales-scolaires-élections F/H

Le 3ème arrondissement compte une population approchant 103 000 habitants.
La mairie du 3ème est composée de 43 agents dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants.
Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais 6 jours sur 7.
Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes :
- l’identité et la citoyenneté (titres d’identité, élections, état civil, recensement, stationnement),
- la famille (petite enfance, scolaire, logement social, seniors),
- la vie locale (conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme)
L’organisation est scindée en 4 pôles : affaires publiques, affaires sociales, gestion administrative et budgétaire, animation locale et logistique.
La Mairie est administrée par un Conseil d’Arrondissement de 36 membres présidé par la Maire d’arrondissement.
Missions :
Sous l’autorité du responsable du pôle affaires publiques, vous êtes chargé au sein de l’équipe affaires générales-scolaires–élections, d’assurer l’accueil  et la gestion des dossiers des demandeurs de prestations. Dans le cadre de la polycompétence, vous êtes susceptible d’intervenir sur d’autres thématiques telles que le premier accueil, l’état civil, les cartes nationales d’identité passeports.
Interlocuteur des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers dans le cadre règlementaire. 
Activités principales :
1- Accueil des usagers
- Assurer un accueil personnalisé et évolutif adapté à chaque situation en gérant l’aspect multicanal des demandes (présentiel, téléphonique, courrier, internet)
- Appréhender les limites de son domaine d’intervention
- Informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à une prestation
- Recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes
- Rechercher et diffuser des informations auprès du public
- Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress
2- Traitement des dossiers administratifs de l’équipe affaires générales–scolaires–élections
- Légaliser les signatures, certifier des copies conformes, délivrer des attestations d’accueil, des attestations pour le recensement citoyen, stationnement résidentiel
- Préinscrire les enfants dans les écoles, calculer le quotient familial
- Traiter les demandes d’inscriptions sur les listes électorales
- Traiter les demandes dématérialisées de prestations (renouvellement des demandes de vignettes de stationnement résidentiel, préinscriptions scolaires, inscriptions sur les listes électorales). Gérer le dialogue avec l’usager.  
- Vérifier la conformité des procédures administratives et la validité des informations traitées
3- Appui technique aux référents élections et scolaire
- Assistance à la préparation des élections
- Ponctuellement assurer la coordination du recensement de la population 
- Soutien ou suppléance éventuelle pour la préparation des commissions de dérogation aux périmètres scolaires
4- Suivi d’activité 
- Solliciter sa hiérarchie si nécessaire
- Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
- Mettre à jour des tableaux de bord
Activités spécifiques : 
Polycompétence avec les autres activités de la mairie, principalement :
1- Premier accueil 
- Gérer les files d’attente
- Orienter les usagers, délivrer divers renseignements 
- Prendre des rendez-vous
- Délivrer des imprimés pour les pièces à fournir pour les démarches
2- Etat civil 
- Délivrer des copies intégrales d’actes, des extraits
- Vérifier les données d’état civil via le dispositif COMEDEC (COMmunication Electronique des Données d’état civil)
- Apposer des mentions en marge des actes
- Délivrer, mettre à jour des livrets de famille
- Assister les élus pour la célébration des mariages
3- Cartes nationales d’identité - passeports
- Traitement des demandes de cartes nationales d’identité et des passeports
- Remise des titres

Connaissances :
- organisation administrative de la collectivité
- cadre légal et règlementaire des activités exercées
- maîtrise des logiciels bureautiques (word, excel) et des logiciels métiers
- technique d’expression écrite et orale
- technique de gestion des conflits
Qualités :
Vous êtes rigoureux et méthodique
Vous avez le sens de l’organisation
Vous détenez des qualités relationnelles
Vous avez l'esprit d’équipe
Vous savez faire preuve de discrétion professionnelle