Agent administratif H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Sous l’autorité du responsable de la mention de master Ergonomie.

Missions principales de l’agent·e :

Le poste s’organise selon une mission principale correspondant au secrétariat administratif et pédagogique de la mention de master Ergonomie (M1 et M2) de l’Université Paris-Saclay (80%) et d’une mission secondaire (20%) au secrétariat administratif et pédagogique du parcours de Master 2 Computational Neurosciences and Neuroengineering de la mention Biologie-Santé. Ces missions sont réalisées en relation étroite avec les responsables de chaque formation.

   1.Mission de secrétariat administratif et pédagogique du master mention Ergonomie (80%)

Pour l’ensemble de la mention (M1 et M2) : gestion des candidatures des étudiants·es, des inscriptions pédagogiques (logiciel apogée), information et accueil des étudiants·es, suivi des présences, suivi du cursus des étudiants·es, préparation des examens, préparation d’évènements, édition et diffusion des listes des étudiants pour les examens, préparation des jurys, saisie des notes (logiciel apogée), édition/impression/mise à signature des PV de jurys, affichage des résultats anonyme signés, édition/mise à signature/envoi des relevés de notes, soutien à l’organisation des soutenances, soutien à l’organisation du comité de mention et des réunions pédagogiques, enquête sur le devenir des étudiants, gestion des conventions de stage, gestion et suivi des sorties pédagogiques et des voyages d’étude, tenue et mise à jour des plannings de la formation, compte rendus des réunions pédagogiques, gestion des prêts de petits matériels aux étudiants·es, inventaires, participation aux journées portes ouvertes et d’information organisées par l’Université Paris Saclay et la mention Ergonomie.

Avec les enseignants·es et intervenants·es extérieurs·es : accueil des intervenants·es extérieurs·es, gestion du matériel pédagogique, ouverture des salles, gestion des dossiers de paiement d’heures complémentaires, gestion des ordres de mission, gestion des changements de créneaux d’enseignement, aide à la préparation des espaces de cours sur la plateforme E-campus.

Avec les partenaires : gestion des offres de stage, d’apprentissage et de contrat de professionnalisation, contact et accueil, mise en place de conventions partenariales, suivi des cours mutualisés.

Avec le CFA : implication forte dans la relation de la formation avec le CFA de rattachement, échanges avec les référentes (apprentissage et formation professionnelle), gestion des apprentis·es, gestion des maîtres d’apprentissage, gestion des missions des tuteurs et tutrices lors des visites des apprentis·es,  gestion des emplois du temps et tableau de bord dans les applicatifs du CFA, représentation de la formation dans des salons, journées de rencontre avec les entreprises partenaires, compte rendu des réunions, participation aux journées d’informations, de formation et évènement organisées par le CFA. Réponses au montage de dossier d’Audit pour les certifications (Qualiopi. Iso).

Salle de documentation : accueil des étudiants·es, gestion du prêt des documents, inventaire, rachat, tenue de la base donnée.

Gestion administrative quotidienne : commandes, gestion des stocks, gestion budgétaire, photocopies, archivage, gestion et suivi des travaux et interventions, inventaire et gestion du matériel pédagogique, gestion des boîtes mails, gestion générale et appui à la logistique liée aux enseignements, interface avec les services techniques et financiers ainsi que l’ensemble des services pertinents de l’Université Paris Saclay pour mener à bien les tâches précédemment décrites.

   2.Mission de secrétariat administratif et pédagogique du parcours de master 2 CNN (20%)

Pour l’ensemble du parcours de master : gestion des inscriptions pédagogiques (logiciel apogée), information et accueil des étudiants·es en anglais, suivi des présences, édition et diffusion des listes des étudiants·es pour les examens, préparation des jurys, saisie des notes (logiciel apogée), édition/impression/mise à signature des PV de jurys, affichage des résultats anonyme signés, édition/mise à signature/envoi des relevés de notes, gestion des conventions de stage en France et à l’étranger.

Avec les enseignants et intervenants·es extérieurs·es : gestion des dossiers de paiement d’heures complémentaires, gestion des ordres de mission.

Avec les partenaires : contact et accueil.

Connaissance, savoir :

• Connaissance de l’organisation universitaire
• Connaissances des processus administratifs et pédagogiques
• Connaissances de l’université Paris-Saclay, son organisation et ses acteurs seraient un plus

Savoir-faire :

• Bonne maîtrise des logiciels de bureautique, en particulier la suite office (Word, Excel)
• Savoir utiliser les logiciels et plateformes de la gestion administrative et pédagogique : Apogée, E-CFA, E-Campus, Inception, Teams, etc.
• Savoir réaliser des comptes-rendus de réunion
• Savoir identifier des services et interlocuteurs en interne de l’université ou en externe
• Bon niveau d’anglais pour communiquer avec les étudiants·es étrangers·ères

Savoir-être :

• Forte implication
• Bon relationnel avec une diversité d’acteurs
• Autonomie