Adjoint responsable des Services Financier et Logistique F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres, Santé et Sciences et Ingénierie qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de l'INSPE de Paris :

L’INSPE a été créé au sein de l’université Paris-Sorbonne au 1er septembre 2013. Il est depuis le 1er janvier 2018 une composante de la faculté des lettres (anciennement Paris-Sorbonne), au sein de Sorbonne Université.

Il est chargé de la nouvelle formation professionnelle des enseignants.

Ses missions concernent la formation initiale des étudiants se destinant aux métiers de l’enseignement, la formation continuée des professeurs stagiaires, et la formation continue des personnels enseignants en poste.

Pour la formation initiale, il agit en partenariat avec toutes les universités parisiennes impliquées dans la formation des maîtres. Pour la formation continuée et continue, il intervient en collaboration avec le rectorat de l’académie de Paris.

Présentation du service :

Le Service financier et logistique élabore et exécute le budget de l'INSPE, prépare et exécute les marchés publics, met en œuvre la politique d'acquisition, de maintenance et de gros travaux et coordonne les services généraux : accueil, courrier, reprographie, restauration, entretien et maintenance ... Il gère les projets liés aux relations internationales (Programme Erasmus+ ... ), et aux activités de recherche (suivi administratif de la commission recherche et du Groupement d'intérêt scientifique (GIS).

Localisation du service : 10, rue Molitor, 75016 PARIS

Libellé de Fonctions : Adjoint à la responsable des Services Financier et Logistique F/H
Catégorie : B
Corps : TECHNICIEN DE RECHERCHE ET DE FORMATION ou SAENES
BAP : J
Emploi-type  : J4E44 Gestionnaire financier-e et comptable

Mission :

• Coordonner et planifier sur les plans technique et réglementaire des opérations d’aménagement et de rénovation partiels de bâtiment et de maintenance des installations et assurer les interventions permettant la protection contre l’incendie des personnes et du bâti.
• Remplacer la responsable du service en cas d’absence sur les activités liées à l’entretien et la sécurité des sites

Activités principales :

• Diagnostiquer les dysfonctionnements des équipements techniques et proposer des améliorations,
• Planifier les activités des opérateurs de maintenance de l’établissement et des prestataires externes,
• Assurer l’interface et le suivi technique en interne ou avec des entreprises extérieures, coordonner leurs interventions,
• Assurer le contrôle et le suivi de la qualité des prestations,
• Contrôler l’application des règles, procédures, normes et standards,
• Mettre en application le plan de développement durable de l’établissement dans le cadre des travaux de maintenance immobilière,
• Faire appliquer les règles d’hygiène et de sécurité sur les chantiers et en assurer le suivi,
• Tenir à jour les dossiers techniques de recollement (dossiers des ouvrages exécutés, plans, notices techniques, schémas, procès-verbaux, rapports finaux),
• Mettre en œuvre les actions préventives de la sécurité incendie notamment par l’organisation de rondes et exercices d’évacuation, l’élaboration de procédures et consignes,
• Participer à l’organisation de l’entretien et de la maintenance des installations et du matériel,
• Assurer l’interface avec les prestataires chargés des vérifications règlementaires,
• Tenir à jour les registres réglementaires,
• Participer à la préparation et à la tenue des commissions et autres inspections réglementaires,
• Sensibiliser, informer et former au respect des règles de sécurité incendie,
• Identifier et mettre en œuvre les consignes et procédures appropriées en cas d’incidents,
• Intervenir ou coordonner les interventions en cas d’accident ou d’incendie,
• Entretenir des relations avec les usagers et avec les prestataires externes,
• Assurer l’interface et le suivi technique en interne ou avec des entreprises extérieures, coordonner leurs interventions, si nécessaire rédiger des comptes rendus,
• Assister à la réception des travaux, suivre les levées de réserves et assurer le suivi du parfait achèvement,
• Contrôler la réalisation des plans en fin de chantier et vérifier les DOE (documents des ouvrages exécuté) et DIUO (document d’intervention ultérieure sur l’ouvrage).

Encadrement : oui

Nb agents encadrés par catégorie : 1  B - 3 C

Poste placé sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable des Services financier et logistique.

Conditions particulières d'exercice : missions sur les 3 sites de l’INSPE : Molitor, Batignolles et Boursault

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Organisation et fonctionnement de l’INSPE

Connaissances requises :

• Techniques des différents corps de métiers du bâtiment
• Techniques d’installation et de maintenance des équipements du site
• Réglementation sécurité incendie
• Réglementation en matière d’hygiène et de sécurité
• Connaissances générales en méthode de gestion et de suivi
• Marchés publics et connaissances budgétaires générales
• Secourisme

Savoir-faire :

• Piloter un projet
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Participer à la sécurité des personnes et des lieux
• Savoir utiliser les équipements de sécurité incendie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Piloter des prestataires
• Optimiser les moyens à mettre en œuvre
• Etablir un diagnostic
• Appliquer les techniques de maintenance des équipements
• Savoir faire preuve d’initiative et d’anticipation
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Gérer les relations avec des interlocuteurs
• Savoir s’exprimer aisément en public
• Utiliser les outils bureautiques

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Organiser le système documentaire et son archivage
• Encadrer/animer une équipe
• Optimiser les moyens à mettre en œuvre