Adjoint en scolarité F/H

Activités principales :

Gérer la scolarité du Master 1ère année Science politique (180 étudiants) :
- Organiser et préparer la séance de Pré-rentrée et effectuer les inscriptions pédagogiques (IPWEB)
- Assurer le bon déroulement des enseignements des 9 parcours : suivi des semestres d'enseignement, planning, reprographie de documents, information des étudiants
- Organiser les 2 sessions d'examens et la session de rattrapage : collecte et reprographie des sujets d'examen, organisation des sessions d'examen
- Organiser les soutenances des dossiers de recherche devant des jurys composés de 2 enseignants
- Contrôler la délivrance des diplômes : assurer l'organisation des jurys de délibération après chaque semestre, reports des notes, et délivrance des diplômes (Logiciel APOGEE).


Stage et Césure
- Conseiller les étudiants qui souhaitent partir en stage ou en césure
-Vérifier et valider les conditions de stage ou suivre les étudiants en césure

Gérer la campagne de candidatures MonMaster
- Accueillir et informer les candidats, répondre par téléphone et messagerie électronique
- Traiter les réponses et les admissions sur la plateforme, et accompagnement des étudiants jusqu'à leur inscription pédagogique

Gérer les séjours d'études des étudiants sortants
- Organiser, en relation avec l'enseignant délégué aux Relations internationales et la direction des Relations Internationales, les campagnes de sélection des étudiants sortants dans le cadre des programmes ERASMUS, et des programmes internationaux
- Vérifier et préparer les transcript des relevés de notes et crédits au retour des étudiants, en relation avec l'enseignant délégué aux Relations internationales

Maquettage et modélisation des diplômes
Modélisation des programmes, maquettage des PV et relevés de notes, en relation avec la mission APOGEE

Relations fonctionnelles :
- Elle/Il travaille avec le coordonnateur du Master qui assure l'encadrement de proximité
- Il/Elle fait partie d'une équipe de 10 personnes
- Une certaine complémentarité existera entre les agents. À ce titre, en cas d'absence de son/sa collègue, il/elle doit être en mesure de renseigner les étudiants et enseignants de ces formations.


Compétences requises ou souhaitées :
- savoir utiliser les logiciels APOGEE, MonMaster, IPWEB et PSTAGE
- savoir utiliser les logiciels de bureautique Word, Excel, Thunderbird
- savoir rédiger
- accueillir le public et être à son écoute
- connaître l'organisation de la composante et ses activités, ainsi que l'organisation de l'université
- connaître les dispositifs et règlements applicables aux diplômes, aux stages, césures et programmes d'échanges
- savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise
- savoir s'impliquer dans un travail de groupe
- savoir être organisé, et méthodique
- ponctualité, disponibilité